هذا جزء من سلسلة قصص #Neting من CNET لمساعدتك على معرفة كيفية العيش والعمل واللعب الآن التي كبرت.
إذا كان لديك وظيفة - أو تذهب إلى المدرسة ، أو تتنفس - في عام 2017 ، فربما تعتمد على البريد الإلكتروني لإنجاز الأمور. وعلى الرغم من أنك ربما كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا للحصول على جزء كبير من حياتك ، فإن إرسال بريد إلكتروني إلى زملاء العمل والرؤساء يختلف عن إرسال الرسائل إلى والدتك أو أغنيتك المفضلة.
لقد كنت أكتب رسائل البريد الإلكتروني مهنيا للعملاء لمدة 10 سنوات. في ما يلي أفضل النصائح للحصول على رسائلك الإلكترونية المفتوحة وقراءتها والرد عليها في كل مرة.
1. لا تضيع سطر الموضوع
يعتبر سطر الموضوع هو أول فرصة (وأحيانًا أخرى) للحصول على شخص ما لفتح بريدك الإلكتروني. لا تخرج من سطر الموضوع الذي يقول "مرحبًا!" هذا لا يخبر القارئ بشيء. إذا لم يكونوا يعرفونك شخصيًا ، فسيفترضون أن بريدك الإلكتروني غير مرغوب فيه وحذفه.
يلخص أفضل موضوع في الموضوع ما يتعلق بالبريد الإلكتروني الخاص بك. فيما يلي بعض الأمثلة الجيدة:
- سؤال حول اجتماع الثلاثاء
- بحاجة الى مساعدة مع البرنامج الجديد
- هل تعرف جيم سميث؟
- ملاحظات مفيدة حول مؤتمر نيويورك
تذكر أن خطوط الموضوع تقطع ، لا سيما على الهاتف المحمول. لذا ، ابقها قصيرة ومثيرة للاهتمام وعلى هذه النقطة.
2. إضافة الشعور بالإلحاح (... إذا كان الأمر عاجلاً)
نصيحة أخرى للحصول على فتح هو إضافة الشعور بالإلحاح على سطر الموضوع - إذا وفقط إذا كان الأمر ملحًا. استخدام قفل caps هو شيء عظيم ، ولكن استخدمه بشكل بسيط. وهنا بعض الأمثلة:
- أحتاج إلى جدول البيانات الخاص بك في أسرع وقت ممكن
- عاجل: هل صوتت بعد؟
- عناية: بحاجة الى مساعدة في غرفة الاجتماع
- RSVP: تحتاج إجابتك من التخلص من الذخائر المتفجرة
- في الوقت المناسب: قم بالتسجيل في الساعة السادسة مساء اليوم
ما ورد أعلاه مفيد فقط عندما تحتاج بالفعل إلى قراءة البريد الإلكتروني والإجابة عليه بشكل عاجل. عند الإفراط في الاستخدام ، تفقد هذه الإضافة بسرعة قرعة السحب.
3. كن عارضة واستخدم الأسماء
إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى شخص لا يعرفك ، فتأكد من فتحه دائمًا باسم الشخص. هذا يجعل البريد الإلكتروني أقل إزعاجًا وأكثر شخصية. يمكن أن يبدأ البريد الإلكتروني غير الرسمي ، "مرحبًا يا أنا!" إذا كانت الرسالة الإلكترونية رسمية بشكل أكبر ، فانتقل إلى شيء مثل "Hello Anna Jones" أو "Dear Ms. Jones".
حتى إذا كان البريد الإلكتروني قد يكون رسميًا في العادة ، فقد يكون لديك حظًا أفضل في الذهاب مع تكتيك غير متوقع. يبدو هذا النوع من البريد الإلكتروني شخصيًا وغير رسمي ، ولكن ليس غازيًا. إن قول "hi" ، باستخدام الاسم الأول والذكر شيئًا شخصيًا ومحدّدًا للمستلم ، يمكنه إرسال البريد الإلكتروني إلى ذلك المكان غير المعتاد دون تجاوزه. بعض الأشياء التي يمكنك قولها هي:
- لقد كان اجتماعًا رائعًا لك في الأسبوع الماضي
- أحب الخاص بك tweet / Facebook post / etc. حول [املأ الفراغ هنا]
- كان حديثك في مؤتمر [ملء الفراغ] مفيدًا بشكل خاص بالنسبة لي نظرًا لأنه [ملء الفراغ]
هذا النهج العرضي يمكن أن يجعل المتلقي يشعر بالاسترخاء وأكثر تقبلا. أنا استخدم النهج السببي 90 في المئة من الوقت ويعمل. إنني أنقذ الرسمي لأمثال المسؤولين الحكوميين والمديرين التنفيذيين للشركات الكبرى.
حتى في رسائل البريد الإلكتروني الرسمية ، يمكن أن يبدأ القارئ على الفور في البريد الإلكتروني الخاص بك وأكثر انطلاقاً من مجاملة أو تجربة شخصية إيجابية. فقط ابقيها قصيرة.
4. الوصول إلى النقطة
فكّر في كيفية التحقق من البريد الوارد وتحديد أولوياته. هناك احتمالات ، يمكنك قراءة العديد من رسائل البريد الإلكتروني لتحديد ما يحتاج إلى استجابة فورية ، وما يمكن أن يتأخر. لذلك ، لا تضيعوا الوقت مع الديباجات. الوصول إلى النقطة على الفور ، ثم إضافة أي شرح أو معلومات جانبية بعد ذلك. لا أحد لديه وقت للخداع عبر البريد الإلكتروني لمعرفة ما تريده.
عندما يكون ذلك مناسبًا ، يمكن أن تساعد قائمة التعداد النقطي القارئ في فهم ما تحتاجه بسرعة.
5. يبقيه قصيرة
حتى لو وصلت إلى النقطة على الفور ، لا تتعثر بعد ذلك. قم بتضمين أهم المعلومات فقط ، ثم توقف عن الكتابة. بشكل جاد. إن وجود نص طويل من النص سيجعل المستلمين يتنهدون ويقررون أنه سيعود ويقرأ بريدك الإلكتروني لاحقًا عندما يكون لديهم المزيد من الوقت. خمن ماذا؟ سيتم نسيان بريدك الإلكتروني بسرعة ولن يعود إليك مطلقًا.
6. إضافة عبارة تحث على اتخاذ إجراء
إذا كنت تريد أن يتصرف المستلم ، فقل ذلك. امنحهم الاتجاهات حول ما تحتاج إليه بالضبط ، مثل الرد في وقت وتاريخ محددين. يسمى هذا عبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء (CTA) في عالم الأعمال المحترف للكتابة بالبريد الإلكتروني.
7. اجعلها سهلة
تأكد من أنه من السهل قدر المستطاع على المتلقي أن يفعل ما تطلبه. أضف رابطًا للنقر عليه ، أو رقم هاتف للاتصال به أو مستند يمكنك قراءته إذا كنت بحاجة إلى أكثر من مجرد رد عبر البريد الإلكتروني.
8. إضافة موعد نهائي
لا تنس أن تضيف إحساسًا بالإلحاح من خلال منح المتلقي موعدًا نهائيًا لعمله ، إذا أمكنك ذلك. أيضا ، الأخلاق أمر لا بد منه لمنع دعوة إلى العمل الخاص بك من الشعور المطالب. قل من فضلك وشكرا لتخفيف طلبك.
وهنا بعض الأمثلة:
- هل يمكن أن ترسل لي الرد من قبل التخلص من الذخائر المتفجرة؟ شكر!
- هل يمكن أن يرجى RSVP باستخدام هذا الرابط عند الظهر؟
- يرجى الاتصال بي قبل الساعة التاسعة صباحا. رقم هاتفي هو 000-0000.
- يرجى الانضمام إلى بقية الفريق في مجموعة Slack لدينا: abc123.slack كلمة المرور: 1234
اعتمادًا على مدى إلحاح طلبك ، قد يساعد أيضًا في مطالبة المستلم بالرد حتى إذا لم يعمل الموعد النهائي. بهذه الطريقة ، يمكنك إجراء حوار يساعد على تجنب الانقطاع.
9. لا تنس اسمك
قم بإنهاء البريد الإلكتروني مع شكرا لك واسمك. لا تفترض فقط أنهم يعرفون من هو البريد الإلكتروني. في الواقع ، تأكد من تعديل التوقيع التلقائي لحساب بريدك الإلكتروني باستخدام اسمك بالكامل ومهنتك وموقعك ومعلومات الاتصال بك بحيث يتم نشرها تلقائيًا في كل رسالة إلكترونية.
10. متابعة
بعد مرور الموعد النهائي ، لا تخشى إرسال بريد إلكتروني إلى المستلم للتحقق من رده. أحيانًا ينوي الناس الإجابة عليك ، لكنهم ينسون الأمر.
في ما يلي بعض خطوط المتابعة التي يمكنك سرقتها:
- مرحبًا (الاسم) ، لاحظت أنك لم ترد عليّ (موضوع). هل يمكنك العودة إلي من قبل (الوقت)؟ شكر!
- مرحبا (اسم) ، هل رأيت بريدي الإلكتروني حول (الموضوع)؟ إذا كان بإمكاني الحصول على رد من (الوقت) سيكون رائعا. شكر!
إن معرفة فن البريد الإلكتروني الفعال يمكن أن يلاحظك. استخدم هذه العناصر وستحصل على النتائج. من تعرف؟ قد تدفعك مهاراتك في الكتابة بالبريد الإلكتروني إلى رفع سلمك في العمل.
ترك تعليقك