ليس لديك وقت لفرز مئات الآراء الخبيرة حول كيفية كبح جماح صندوق البريد الوارد. لهذا السبب قمت بالفرز لك

كما عملت في طريقي نحو اثنتي عشرة من هذه الاستراتيجيات لتعزيز إنتاجية البريد الإلكتروني ، ظهر موضوع: اجعله موجزًا.

بهذه الروح وبدون مزيد من التأخير ، إليك أهم المقترحات لمرشدي الإنتاجية لتفادي غرق وقت البريد الإلكتروني.

لا تدع صندوق الوارد الخاص بك يحدد جدولك الزمني

أنا واحد من هؤلاء الأشخاص الذين يزورون صندوق البريد الخاص به قبل أن أقوم بقهوتي أو افتح صحيفة في الصباح (تذكر الصحف؟). هذا هو السبب في أن النصيحة الأولى التي قدمتها أودري توماس من OrganizedAudrey.com ، ألقتني للحلقة ، انتظر ساعة في يوم عملك قبل أن تتحقق من بريدك الإلكتروني.

نظرًا لأن العديد منا يتصلون بأشخاص خارج منطقة التوقيت لدينا ، فسيكون من الصعب اتباع هذا الاقتراح. ومع ذلك ، فإن آخر 10 نصائح من Audrey هي واحدة أؤيدها بكل قلبي (مع مؤهل واحد): إيقاف جميع إشعارات البريد الإلكتروني. بعد كل شيء ، من هو الرئيس ، أنت أو صندوق الوارد الخاص بك؟

يتمثل التأهيل في أنك قد ترغب في إعداد تنبيهات للبريد الذي تتلقاه من أشخاص قد يرسلون إليك في الواقع رسالة عاجلة. في هذه الحالة ، يمكنك إما إنشاء قاعدة تنبهك عبر رسالة نصية عندما تتلقى البريد من هذا الشخص (سأشرح هذه العملية في مشاركة لاحقة) ، أو استخدم خدمة مثل AwayFind.

وصفت كيفية استخدام AwayFind في منشور من نوفمبر 2012 بعنوان "كيفية إسكات الإشعارات على الهواتف الذكية والأجهزة اللوحية" (انتقل إلى أسفل المشاركة للحصول على معلومات حول التطبيق). تبلغ تكلفة AwayFind 5 دولارات شهريًا لحساب بريد إلكتروني واحد و 15 دولارًا في الشهر لما يصل إلى خمسة حسابات ؛ كل من الحسابات الشخصية والحسابات الاحترافية تأتي مع تجارب مجانية لمدة 30 يومًا.

قاعدة الجملة الخمس يحفظ وقتك ووقتهم

مثلما هناك أشخاص يحبون صوت صوتهم ، يعتقد الكثيرون منا أن مستلمي رسائلنا يجدون نثرًا في البريد الإلكتروني. ليس كذلك. صاحبة المشروع Stephanie Vozza تصف قاعدة البريد الإلكتروني المكونة من خمسة أحكام بأنها "منقذ الإنتاجية".

توصي Vozza بوضع حاشية في أسفل رسائلك التي تقرأ "لتوفير وقتك ووقتي ، أقوم بتقييد جميع ردودي على خمس جمل أو أقل." في الواقع ، لا تنطبق قاعدة الجملة الخمس على الردود فقط. Vozza يقتبس رجل الأعمال المتسلسل غي كاواساكي: "أقل من خمس جمل غالبا ما تكون مفاجئة وغير مهذب ، أكثر من خمس جمل مضيعة للوقت."

تعتقد كاواساكي أن رسائل البريد الإلكتروني يجب أن تجيب على خمسة أسئلة: من أنت وماذا تريد ، ولماذا تسأل ، لماذا يجب على المتلقي أن يفعل ما تطلبه ، وما هي الخطوة التالية. الاستثناء الوحيد لقاعدة الجملة الخامسة هو عندما تمدح شخصًا ما. ثم يقترح كاواساكي أنك "تستمر طالما تريد".

TLAs يمكن أن يكون RTSs (المدخرين في الوقت الحقيقي)

واحدة من أفضل الطرق لتوصيل رسالتك في وقت أقل هي تغليفها في سطر الموضوع باستخدام TLAs (اختصارات من ثلاثة أحرف). شركة ليه ماكيون "يشرح" موضوع عنوان البريد الإلكتروني في "مفتاح لإنتاج البريد الإلكتروني؟ خطوط موضوع أفضل."

عندما يكتفي الرد المكون من كلمتين أو ثلاثة ، أو ببساطة الإقرار باستلام رسالة ، يمكنك الإجابة بدون الرسالة الأصلية وبدء سطر الموضوع بـ "حسنًا ، ستفعل (eom)" للإشارة إلى حاجة المستلم " t افتح الرسالة. بالإضافة إلى "eom" (نهاية الرسالة) ، يقترح McKeown العديد من TLAs الأخرى في سطر الموضوع: NRR (لا يوجد رد مطلوب) ، Y / N (نعم / لا سؤال) ، RB [T] (الرد بوقت / تاريخ محدد) ) ، AB [T] (العمل بوقت / تاريخ محدد) ، و PYR (حسب طلبك) ، والذي يبدو لي واضحًا جدًا ، وربما حتى القليل من نقاط الاتصال.

لملف أم لا؟

يصر العديد من خبراء الإنتاجية عبر البريد الإلكتروني على التأكد من أن بريدك الوارد فارغ في نهاية كل يوم عمل. أتخذ النهج المعاكس: إن صندوق الوارد الخاص بي هو أرشيف الرسائل الخاص بي القابل للبحث. ومع ذلك ، فأنا على دراية بسهولة بمزايا نظام تخزين البريد المنظم.

المفتاح لمثل هذا النظام هو إنشاء مجلدات تضع فيها رسائل استنادًا إلى معايير متعددة. ابتكر جورج كاو من قبل شركة ميديا ​​دوت كوم نظام البريد الإلكتروني المكون من سبع فئات والذي يدعي أنه يستوعب جميع الرسائل التي من المحتمل أن تتلقاها.

من وجهة نظر الإنتاجية ، أهم الفئات السبع في كاو هي الأولى: لا حاجة للرد أو القراءة ، والتي تساويني "حذف". الفئات الأخرى هي ملف بعيد ، استجابة اختيارية ، قراءة اختيارية ، استجابة مطلوبة اليوم ، الاستجابة المطلوبة لاحقًا ، ومتابعتها. يشير كاو إلى أن بعض هذه الفئات سوف تتطلب فئات فرعية.

قصص ذات الصلة

• دروببوإكس يحصل على الشات ويشتري خدمة الدردشة في مكان العمل Zulip
• الرئيس التنفيذي لـ WhatsApp: لن نتنازل عن خصوصيتك لـ Facebook
• حذف الرسائل القديمة وإدارتها في Mail
• ورد أن تويتر يضع خطة لتأمين الرسائل من التطفل

إذا كانت سبع فئات من البريد كثيرة جدًا بالنسبة لك ، فإن سوزان آدامز توصي باتباع نهج "إدارة النكهة الثلاثية" لخبير الإنتاجية Mark Hurst: غير ذي صلة ، ذي صلة ولكن غير قابل للتنفيذ ، وقابل للتنفيذ.

في الفئة الأولى توجد رسائل غير مرغوب فيها ورسائل "رد الجميع" ، والتي تنص على أنه يجب عليك حذفها فورًا. يجب أرشفة البريد في الفئة الثانية ، وفقًا لهيرست. لا يترك هذا سوى الرسائل التي يشير إليها هيرست بـ "العمل" ، والتي يوصيك بنقلها إلى مجلد "المهام".

قبل سنوات ، أخبرني أحد مديري المكاتب ذوي الخبرة أن مفتاح إدارة الملفات الورقية كان التعامل مع كل ملف بضع مرات حسب الضرورة ، ويفضل مرة واحدة فقط. يؤدي نقل بريدك من البريد الوارد وفي مجلد ستدخل إليه لاحقًا إلى إضافة خطوة واحدة إلى إدارة البريد. ولكن إذا كان البريد الوارد الفارغ هو هدفك ، فإن نظام هيرست يكون بسيطًا ومباشرًا تمامًا كما يحصل.

مقالة أخرى في فوربس نُشرت هذا الأسبوع وكتبتها كاتى إريكسون تقدم 5 طرق للسيطرة على صندوق بريدك الإلكتروني. إريكسون يقتبس مارشا إيغان من InboxDetox.com والتوصية بأن تفحص البريد الإلكتروني الخاص بك ثلاث مرات فقط كل يوم: أول شيء في الصباح ، بعد الغداء ، وقرب نهاية يوم العمل. إذا اقتضت الضرورة ، تقول Egan ، يمكنك إضافة شيكات بالبريد الإلكتروني في منتصف الصباح وبعد الظهر.

كما توصي Egan بتجنب فتح تطبيق البريد الخاص بك عندما تكون "قيد التشغيل" لأنك تريد الانتظار حتى يكون لديك الوقت للرد عمداً. بالإضافة إلى ذلك ، تحذر من الإطلاع على صندوق الوارد الخاص بك قبل النوم ، لأن النظر إلى جهاز العرض الساطع يمكن أن يمنعك من النوم بسرعة.

فكر قبل الرد ، أو لا ترد على الإطلاق

يحذر العديد من خبراء البريد الإلكتروني من الرد على الرسائل فورًا إذا لم تكن بحاجة إلى ذلك. وكما يشير جورج كاو من موقع Medium.com ، فإن "المسافة تخلق المنظور".

ضع في اعتبارك أيضًا أنه بالنسبة إلى بعض الرسائل ، قد لا يكون البريد الإلكتروني هو الوسيلة الأكثر فاعلية. عندما تجد نفسك تصطدم بقاعدة الأحكام الخمسة ، فقد يكون الوقت قد حان لالتقاط الهاتف ، أو إذا كان الشخص في مكان قريب ، فعليك التوقف شخصيًا لتوصيل رسالتك. وعلى العكس ، قد تكون الرسالة النصية هي الأفضل للملاحظات القصيرة التي تحتاج إلى قراءة أو الرد على الفور.

في حين أنه لا يرتبط مباشرة بالإنتاجية ، إلا أن نصيحة أخرى تتكرر من خلال مخضرمي البريد الإلكتروني هي الحفاظ على نغمة رسالتك "إيجابية وودية". وكما هو الحال في جميع الاتصالات الإلكترونية ، فإن السخرية والمحاولات الأخرى للفكاهة غالباً ما تسقط دون انعكاس صوت مناسب أو إيماءات وتعبيرات شخصية. هذا سبب آخر للتفكير في التقاط الهاتف أو التوقف لإيصال رسالتك في الجسد.