لا يستخدم العديد من الأشخاص جهاز كمبيوتر واحد فقط. في الواقع ، معظمنا يقفز من آلة إلى آلة في يوم العمل.
أفضل طريقة للتأكد من إمكانية الوصول إلى ملفاتك الهامة من أي من الأجهزة المختلفة في حياتك الرقمية هي تخزين الملفات على الإنترنت. إذا كنت تستخدم محرّر مستندات Google كمستودع للملفات عبر الإنترنت ، فستساعدك هذه النصائح على اختصار يوم العمل.
أرسل نسخة مضغوطة من جميع ملفات مستندات Google إلى محرك الأقراص الثابتة
يقوم معظم مستخدمي الكمبيوتر الشخصي بنسخ ملفاتهم الهامة نسخها إلى قرص ضوئي أو جهاز تخزين USB ، أو عن طريق تحميلها إلى خدمة تخزين عبر الإنترنت. الآن النسخ الاحتياطي عبر الإنترنت تعمل في الاتجاه الآخر ، أيضا.
لتنزيل جميع المستندات وجداول البيانات والعروض التقديمية وغيرها من ملفات مستندات Google إلى جهاز الكمبيوتر في ملف مضغوط واحد ، حدد أي ملف وانقر على المزيد> تنزيل. اختر "جميع العناصر" وتحقق من نوع الملف أو "عدم التنزيل (تخطي)" في القوائم المنسدلة لكل فئة من فئات الملفات. يمكنك أيضًا تغيير جميع التنسيقات إلى MS Office أو Open Office أو PDF.
استغرق الأمر أقل من دقيقة لضغط وتنزيل 300 ملف - معظمها مستندات Word وجداول بيانات Excel - إلى ملف ZIP بحجم 68 ميجابايت. إذا كنت تفضل عدم انتظار اكتمال التنزيل ، فانقر على "البريد الإلكتروني عندما تكون جاهزًا" لجعل Google ترسل لك رابطًا عندما يكون الملف متاحًا للتنزيل.
استخدم التصحيح التلقائي لمحرّر مستندات Google لحفظ الكتابة
يقترح محرر نصوص محرر مستندات Google تصحيحات للكلمات التي بها أخطاء إملائية: انقر بزر الماوس الأيمن أو انقر مع الضغط على المفتاح في الكلمة ، واختر "تصحيح دائم" ، وحدد الإملاء الصحيح من المصطلحات المقترحة.
يمكنك أيضًا إنشاء اختصارات للنص الذي يتم إدخاله بشكل شائع ، مثل اسمك أو عنوانك أو صاحب العمل أو غير ذلك من المصطلحات المتكررة. للقيام بذلك ، انقر فوق أدوات> تفضيلات ، وأدخل مفاتيح الاختصار في مربع استبدال ، والنص الذي تختاره في المربع "ب". الآن عندما تقوم بإدخال تلك السلسلة النصية متبوعة بمسافة ستظهر أقرب وحدة نمطية.
لمنع مستندات Google من إنشاء الكسور وعلامات الحذف والعلامات التجارية وحقوق النشر ورموز العلامات التجارية والحروف الخاصة الأخرى ، قم بإلغاء تحديد العنصر في قائمة التفضيلات ، أو انقر على x إلى اليمين لحذف العنصر.
اختصارات لوحة المفاتيح خاصة لمحرر مستندات Google
يمكن أن يتذكر معظمنا اختصارات لوحة المفاتيح التي نستخدمها بانتظام. في منشور من 2008 ، أصف كيفية إنشاء ملف نصي يسرد العشرات من مجموعات ضغط المفاتيح ، لذلك اختصار لوحة المفاتيح الوحيد الذي يجب عليك تذكره هو الذي تقوم بتعيينه لفتح هذا الملف.
لفتح إصدار Google Docs من ورقة الغش الخاصة باختصار لوحة المفاتيح هذه ، اضغط على Ctrl (أو Command on a Mac) و / (شرطة مائلة للأمام). بدلاً من ذلك ، يمكنك إضافة مجموعات ضغط المفاتيح الخمس لمحرر مستندات Google هذه إلى قائمة الاختصارات الرئيسية:
Ctrl-Shift-C : عرض عدد الكلمات
Ctrl-Shift-Y : عرض تعريف الكلمة المحددة
Ctrl-. (منقوطة): الانتقال إلى الكلمة التالية التي بها خطأ إملائي
Alt-Shift-F : الانتقال إلى شريط القوائم
Ctrl- \ (backslash): مسح التنسيق
نصيحة إضافية: لزيادة عرضك في محرّر مستندات Google ، أدخل Ctrl-Shift-F لتنشيط العرض بملء الشاشة. انقر فوق عرض> ملء الشاشة لإخفاء عناصر التحكم. اضغط على Esc لعرض عناصر التحكم و Ctrl-Shift-F مرة أخرى للعودة إلى العرض العادي.
اجعل الملفات في متناول الجميع أو المدعوين فقط
تكون جميع الملفات التي تخزنها على محرّر مستندات Google خاصة بشكل افتراضي. لمشاركة ملف ، انقر بزر الماوس الأيمن عليه واختر مشاركة. من هذه القائمة ، يمكنك إرسال الملف كمرفق بريد إلكتروني ، أو إرسال بريد إلكتروني إلى المتعاونين الذين تحددهم ، أو اختيار مشاركة مرة أخرى لفتح مربع حوار "مشاركة الإعدادات".
انقر فوق تغيير ضمن "من لديه حق الوصول" لجعل الملف عام (متاح لأي شخص على الويب) أو متاح لأي شخص لديه ارتباط بالملف. لا يتطلب هذان الخياران أي تسجيل دخول ، ويمكنك تعيين ما إذا كان بإمكان المشاهدين تعديل الملف أيضًا.
يمكنك أيضًا الاحتفاظ بالملف خاص ولكن مشاركته مع الأشخاص الذين تحددهم فقط. يتطلب هذا الإعداد أن يقوم المتعاونون بتسجيل الدخول للوصول إلى الملف. انقر فوق مربع النص "إضافة أشخاص" وأدخل عنوان بريد إلكتروني ، أو حدد مدخلات من قائمة جهات الاتصال الخاصة بك.
بشكل افتراضي ، يمكن أيضًا للأشخاص الذين تشارك معهم تحرير الملف. انقر فوق "يمكن تحرير" على اليمين للحد من التعليق أو مشاهدة الوثيقة فقط. يمكنك أيضًا لصق محتوى الملف في الرسالة وإرسال نسخة لنفسك.
ترك تعليقك