البريد الإلكتروني هو أكبر إنتاجية معززة للمكاتب منذ اختراع الهاتف. البريد الإلكتروني هو أكبر مضيعة لوقت العمل منذ اختراع صانع القهوة.

في الآونة الأخيرة ، كنت أميل نحو الاقتراح الأخير. أحسب أن واحدة فقط من كل خمسة من الرسائل التي تجعل من خلال فلتر الرسائل غير المرغوب فيها في Gmail في صندوق الوارد الخاص بي ، تستحق الوقت الذي يستغرقه لفتحها وقراءتها.

قصص ذات الصلة

• قم بدمج جهات اتصال Gmail و iPhone الخاصة بك>
• مزامنة جهات الاتصال والتقاويم بين Outlook و Gmail و iPhone
• دمج جهات اتصال Outlook و Gmail
• قم بحفظ بريد Outlook الإلكتروني على القرص الثابت الخاص بك
• قم بإزالة المرفقات من البريد الإلكتروني في Outlook

هذا لا يشمل الرسائل غير المرغوب فيها Gmail يحدد تلقائيا وحظر ، والتي انخفضت في السنوات الأخيرة من أكثر من 90 في المئة من جميع الرسائل المرسلة إلى ما يزيد قليلا على 70 في المئة ، وفقا لشركة سيمانتيك.

هذا لا يزال الكثير من الخردة انسداد المجال صافي وتوسيع يوم عملنا دون داع. فيما يلي كيفية قضاء وقت أطول في الاتصال وتقليل وقت المصارعة مع حساب البريد الإلكتروني الخاص بك.

نسخ صوتية سهلة عبر البريد الإلكتروني عبر Google Voice

البديلان الأكثر وضوحًا للبريد الإلكتروني هما الهاتف القديم الموثوق به والرسالة الفورية غير القديمة التي لا يمكن الاعتماد عليها. لا توفر المكالمات الهاتفية والرسائل الفورية السجل شبه الدائم الذي تقدمه سلاسل رسائل البريد الإلكتروني ، على الرغم من أن معظم خدمات المحادثة الرائدة ومجمِّعات الدردشة ، مثل عميل الدردشة المجاني المفتوح المصدر Adium ، تسمح لك بالحفاظ على سجل لدردشاتك.

تتيح لك رسائل Facebook و Google Chat عرض محفوظات الرسائل (وحذفها). تقوم خدمة Twitter Direct حاليًا بحفظ آخر 100 رسالة تم إرسالها واستلامها عبر هذه الخدمة ، وفقًا لمركز مساعدة Twitter.

يسمح لك تطبيق Dragon Dictation الخاص بـ Nuance لأجهزة iPhone و iPad و iPod Touch بتسجيل رسالة صوتية وتحويلها إلى نص يمكنك إرساله عبر البريد الإلكتروني. (تتوفر منتجات مماثلة من الشركة لهواتف Android و BlackBerry.)

يمكنك إجراء التحويل نفسه من البريد إلى الصوت من أي هاتف عن طريق الاتصال برقمك في Google Voice. تقوم الخدمة تلقائيًا بنقل رسالتك الصوتية ثم تسمح لك بإرسال النسخ الإلكتروني عبر البريد الإلكتروني. بعد ترك الرسالة لنفسك ، افتح حسابك على Google Voice ، وانقر على المزيد أسفل الرسالة ، واختر البريد الإلكتروني.

بشكل افتراضي ، ستشمل الكتابة المرسلة عبر البريد الإلكتروني رسالة معلّبة حول التسجيل والنسخة بالإضافة إلى رابط للتسجيل الصوتي الأصلي. لإرسال النص فقط ، أدخل عنوان البريد الإلكتروني الخاص بالمستلم ، وقم بإلغاء تحديد الخيار include-a-link في أسفل نافذة الإرسال ، وحدد الرسالة المعلبة وحذفها.

إن جودة محرك النسخ الصوتي من Google Voice لا تُعد شيئًا فشيئًا ، ولكن معظمها يكون واضحًا على الأقل (في بعض الأحيان مضحك). في حين أنك لا تريد بالضرورة إرسال مثل هذا النسخ إلى عميل أو صاحب عمل محتمل ، فإن التحويل الصوتي إلى النص يناسب معظم الاتصالات اليومية.

خدمات الرسائل القصيرة لا تستحق الجهد

كلما كانت رسالة البريد الإلكتروني أطول ، كلما قل احتمال قيام المستلم بقراءتها بالفعل. تحدّ خدمة Shortmail الرسائل إلى 500 حرف ، وهو أكثر من ثلاثة أضعاف الحد الأقصى لطول تويتر ، لكنه لا يزال هزيلًا إلى حد ما ، خاصة بالنسبة إلى البريد الإلكتروني المطوّل مثل شخصيتك الحقيقية.

بلدي لحم البقر مع الخدمة ليس الحد الأقصى للطول الرسالة ولكن الشرط الذي تستخدمه عنوان البريد الإلكتروني آخر ، هذا واحد مع URL "shortmail.com". يمكنك استخدام اسم مستخدم Twitter الخاص بك وتسجيل الدخول إلى الخدمة باستخدام بيانات اعتماد Twitter الخاصة بك ، والتي تقوم تلقائيًا باستيراد جهات اتصال Twitter الخاصة بك. يمكنك أيضًا استيراد جهات اتصال من خدمات ويب أخرى.

مجموعة من الخدمات المسماة two.sentenc.es و three.sentenc.es و four.sentenc.es و five.sentenc.es تأخذ نهجًا خفيًا لتشجيع اختصار البريد الإلكتروني. تطلب منك المواقع أن تحدد طوعًا رسائلك إلى هذا العدد من الجمل وأن تلصق رابطًا بالمواقع لتوضيح حد الجملة وتطلب من المتلقين اعتماد حد الطول.

أنا أميل إلى السماح للكتاب البريد الإلكتروني بالمرور طالما أنهم يريدون معرفة أنني سوف أقرأ الكثير من رسالتهم كما أجد مفيدة أو مثيرة للاهتمام والقفز على بقية. وبالمثل ، فإن الأشخاص الذين أرسل إليهم بريد إلكتروني أحرار في تجاهل بعض أو كل رسائلي. الأمر ليس كما لو أننا نتقاضى من كلمة (على الأقل ليس بعد).

عزل الرسائل الداخلية لمؤسستك

كما ذكرت أعلاه ، يتيح لك Facebook و Twitter وشبكات التواصل الاجتماعي الشهيرة الأخرى إرسال رسائل إلى الأصدقاء والمتابعين الفرديين. الميزة الأساسية لمراسلة الشبكة الاجتماعية هي سهولة الاتصال بشخص ما دون الحاجة إلى تسجيل الدخول إلى خدمة أخرى أو ، إذا كنت قد سجلت الدخول بالفعل ، فعليك الانتقال بين نوافذ المتصفح. العيب الأساسي هو تخزين رسائلك في عدة أماكن مختلفة.

هذا ليس مشكلة كبيرة بالنسبة للأشخاص داخل المنظمة ، ولكن. تفاخر صديق يعمل في خدمة حجز المطاعم على شبكة الإنترنت مؤخراً بأن البريد الوارد لحساب البريد الإلكتروني الخاص بشركته فارغ تقريباً. ذلك لأن الخدمة تحولت مؤخرًا إلى "شبكة اجتماعية للمؤسسات" لجميع اتصالاتها الداخلية.

اثنين من أكثر هذه الخدمات شعبية هي ثرثرة Yammer و Salesforce.com. تستخدم كلتا الخدمتين عنوان URL الخاص بالمؤسسة وتوجد في إصدارات مجانية تستند إلى الرسوم. كما يعد كلاهما بالتجاوز عن الرسائل البسيطة لتسهيل الوصول إلى القدرات العقلية الجماعية لشركتك.

كما هو الحال مع أي خدمة جديدة تعد بزيادة إنتاجية مجموعتك ، فإن المفتاح هو جعل الناس يستخدمونها. بالنسبة للعديد من العمال ، فإن أي شيء من شأنه أن يقلل من الوقت الذي يقضونه في إزالة المخلفات من بريدهم الوارد سوف يستحق المحاولة.

يبدو أن اليوم لا يمر دون تقديم طريقة جديدة للوصول إلى الناس - منفردة أو في مجموعات - وكذلك مشاركة الملفات وتنسيق المشاريع ونشرها على المدونات ، من بين أنشطة أخرى. لم يحدث شيء حتى الآن يفعل ذلك تمامًا كما يفعل البريد الإلكتروني. في يوم من الأيام سيذهب البريد الإلكتروني إلى طريق قلم الريشة ، لكن ليس بعد. حتى ذلك الحين ، سوف نستمر في البحث عن طرق لضمان أن التكنولوجيا تعمل لدينا ، وليس ضدنا.