عندما تبدأ الأعمال التجارية للتو ويحتاج مؤسسوها إلى سد بعض الثغرات الإدارية بشكل رخيص ، يمكن لتطبيقات الويب البسيطة ملء الفراغ. لا تكون التطبيقات التي سننظر إليها هنا مفيدة دائمًا للمؤسسات الكبيرة ؛ في الواقع ، تم تصميم العديد منها خصيصًا للشركات الصغيرة التي تحتاج إلى حلول بسيطة ولكنها قوية لاحتياجات العمل المشتركة.
إدارة المشاريع باستخدام Basecamp
بمجرد أن تبدأ الشركة في خدمة العديد من العملاء ، فإنها تحتاج إلى إدارة الخدمات اللوجستية والتأكد من أن الموظفين يقومون بما هو متوقع منهم. هذا هو المكان الذي يأتي فيه Basecamp.
Basecamp ليس مجرد منسق مشروع بسيط على الإنترنت ، بل هو الأفضل من نوعه على شبكة الإنترنت. بمجرد اشتراكك ، يمكنك البدء فوراً في إنشاء مشاريع ومشاركتها مع الموظفين. يتميز الموقع بإنشاء قائمة المهام ، والقدرة على مشاركة الملفات ، وتتبع تقدم المشروع ، وتتبع الوقت لمعرفة الموظفين الذين كانوا يعملون في المشروع ، وأكثر من ذلك. في الأساس ، يوفر Basecamp خدمة كاملة لإدارة المشاريع من النهاية إلى النهاية تسمح لك بمعرفة مدى جودة أداء شركتك في كل خطوة على الطريق.
لا يمكن أن يكون إنشاء ورصد المشاريع في Basecamp أسهل. لكن Basecamp ليست حرة. ويكلف الإصدار الأساسي 24 دولارًا شهريًا ويسمح للمستخدمين بإنشاء 15 مشروعًا وتعقبها في الوقت نفسه وتخزين ما يصل إلى 3 غيغابايت من البيانات. ترتفع الخطط من 149 دولار في الشهر ، مما يسمح لعدد غير محدود من المشاريع ، و 50 جيجابايت من التخزين ، وتتبع الوقت (لا تقدم الخطط الأخرى تتبع الوقت). إذا كنت تبحث عن شيء بسيط وفعال في إدارة مشاريعك ، فإن Basecamp تستحق المال.
خذ كل ملاحظاتك مع Evernote
إن الحصول على أعمال تدوين الملاحظات وتصنيفها أمر صعب ويستغرق وقتًا طويلاً. Evernote هو أداة رائعة لرواد الأعمال الذين يرغبون في الاحتفاظ بجميع ملاحظاتهم المرئية والنصية.
Evernote يأتي في اثنين من النكهات - مجانية ورائعة. تسمح لك النسخة المجانية بتدوين الملاحظات ، التقاط الصور ، التقاط صفحات الويب بمساعدة كمبيوتر شخصي أو جهاز Mac. بمجرد الانتهاء من ذلك ، يمكنك تحميلها إلى خادم Evernote ، الذي يقوم بعد ذلك بإجراء OCR بدائية على صورك ، مما يسهل العثور عليه عند إجراء البحث. يوفر الإصدار المتميز ، الذي يتكلف 5 دولارات شهريًا ، 500 ميغابايت من مساحة التخزين الشهرية (الإصدار المجاني يحتوي على 40 ميغابايت فقط من التخزين) ، وميزات أمان أفضل ، والقدرة على مزامنة أي نوع من أنواع الملفات مع أجهزة الكمبيوتر الأخرى أو الهواتف المحمولة.
ايفرنوت يعمل بشكل جيد للغاية. يمكنني استخدامه لتدوين الملاحظات ومن وقت لآخر ، حيث أقوم بتحميل الصوت والصور وفي غضون دقائق ، يتم تصنيف البيانات وفقًا للمعلومات التي تتضمنها. على سبيل المثال ، إذا بحثت عن "Windows XP" في حساب Evernote الخاص بي ، فإنه يعرض على الفور جميع الملفات النصية ومقاطع الصوت التي تشير إلى نظام التشغيل Windows XP. أنا مندهش باستمرار من مدى سهولة العثور على الملاحظات الفوضوية.
بالنسبة لعالم الأعمال ، يعد Evernote أداة مثالية. يجعل الاحتفاظ باجتماعات الاجتماع أمرًا بسيطًا وإذا كنت ترغب في تسجيل المكالمات الجماعية للتقييم لاحقًا ، يمكنك استخدام Evernote لمساعدتك في تنشيط ذاكرتك. في جوهرها ، Evernote هو مساعد إداري آخر في المكتب. والفرق الوحيد هو أنه مجاني إذا كنت لا تحتاج إلى دعم كامل ، أو 5 دولارات في الشهر إذا كنت تريد كل ميزة. بالنسبة إلى الشركة التي تريد ضمان أن كل ما يفعلونه منظم بشكل جيد ، فهذا لا شيء.
FreshBooks للفواتير
هناك الكثير من خدمات الفوترة على شبكة الإنترنت ويقدم كل منها مزيجًا خاصًا به من قابلية الاستخدام وقابلية التطبيق على النشاط التجاري. ولكن إذا كنت تبحث عن شيء بسيط سيجعل من السهل مراقبة دورات الفواتير الخاصة بك ، فإن FreshBooks هو مكان جيد للبدء.
تجعل FreshBooks من السهل إدارة العملاء والمشاريع والأهم من ذلك ، الفواتير. تقوم الأداة بإنشاء فواتير متكررة وفواتير العملاء تلقائيًا. والأفضل من ذلك ، أنها ميسورة نسبيًا: لا يمكنك دفع أي شيء إذا كنت بحاجة إلى نظام الفواتير الأساسي أو دفع ما يصل إلى 149 دولارًا في الشهر إذا كنت تريد المزيد من الموظفين للوصول إلى الحساب.
عندما بدأت استخدام FreshBooks ، مع معرفة كل الميزات التي تقدمها ، كنت أتوقع أشياء كبيرة من الأداة. ولحسن الحظ ، كنت راضياً. بالإضافة إلى القدرة على الاستيراد والتصدير إلى ملفات QuickBooks و CSV ، تتكامل الأداة تلقائيًا مع حلول معالجة الدفع مثل PayPal ويجعل تصميمها إكمال مهام الفواتير الخاصة بك عملية سريعة وسهلة. في الواقع ، وجدت أنه يمكنني إنشاء فواتير وإرسالها إلى العملاء في وقت أقل بكثير من تطوير الفواتير الأولية بنفسي في Word وإرسالها إلى العملاء بهذه الطريقة.
حيث FreshBooks يضيء حقا في تتبعها. إذا كنت تستخدم نظامًا أساسيًا للفوترة ، فمن المحتمل أنك تواجه بعض المشكلات في تذكر متى أو كنت تدفع لك. تلجأ FreshBooks إلى حل هذه المشكلة وتوفر جزءًا من القائمة يعرض الدفعات المستحقة والمدفوعات القديمة حتى تعرف متى تأتي الأموال. وإذا كنت قلقًا بشأن مظهر الفاتورة ، فيمكنك تخصيصها بالطريقة التي تريدها أو حتى إدخالها شعار شركتك.
FreshBooks هي أداة رائعة لإعداد الفواتير التي أحبه في الواقع أفضل من الميزة المضمنة في QuickBooks. FreshBooks بسيطة ، وبأسعار معقولة ، والأهم من ذلك ، من المفيد.
تتبع الموظفين مع InOut Board
هل تريد أن تعرف متى يدخل موظفوك إلى المكتب؟ هل تريد أن تعرف متى يغادرون في الليل؟ إذا كان الأمر كذلك ، فابحث عن الإصدار عبر الإنترنت من InOut Board.
يتتبع InOut Board حالة الموظف (سواء كان ذلك في المكتب أم لا) والحضور والتقاويم وحتى رسائل الهاتف الخاصة بهم بمساعدة وكيل تتبع مجاني يستند إلى Windows. تتضمن الأداة أيضًا نظامًا للمراسلة الفورية على مستوى الشركة بحيث يمكن لموظفي شركتك الدردشة مع بعضهم البعض دون استخدام خدمات مثل AIM أو Google Talk.
بمجرد نشرها ، سيسمح لك InOut Board بإضافة الموظفين إلى النظام والبدء في تتبع حالتها. عندما يدخل الموظفون إلى المكتب في الصباح ، يمكنهم إدخال الوقت الذي وصلوا إليه واستخدام InOut Board لتحديث النظام باستمرار حول ما يحدث في يومهم. يمكن للمديرين أيضًا تتبع حالة الموظفين سراً للتأكد من أنهم يعملون ولا يقومون بأشياء لا يجب عليهم القيام بها أثناء وجودهم في المكتب. نحن لا نحب هذه الميزة.
يعد InOut Board أداة تتبع مثالية لشركة صغيرة لأنها خفيفة الوزن وتوفر المعلومات الأساسية المطلوبة من قبل المديرين. الإصدار عبر الإنترنت مجاني لمدة 30 يومًا وإذا قررت أنك تريد استخدامه ، فستكون مطالبًا بدفع 9.95 دولارًا شهريًا مقابل 10 تراخيص مستخدم أو ما يصل إلى 349.95 دولارًا في الشهر مقابل 2000 ترخيص مستخدم.
في الوقت الحاضر للاتصال الموظف
في الوقت الحاضر ، لعدم وجود تشابه أفضل ، تويتر مع المجموعات ، للشركات. نعتقد أنه أفضل منتجات "Twitter work".
يوفر حاليًا للشركات الأدوات اللازمة لإنشاء شبكات تدوين صغيرة خاصة بها في المكتب ، كما يسمح للمديرين بفصل جميع المستخدمين إلى مجموعات. بعبارة أخرى ، يمكن للشركات أن تضع الإدارة في مجموعة واحدة وموظفين من المستوى الأدنى في مجموعات أخرى بحيث يمكن إجراء مناقشات بين الأعضاء دون القلق من انضمام موظفين غير مرغوب فيهم.
بمجرد نشرها حاليًا في المكتب ، سيتم نقل الموظفين الذين يقومون بالتسجيل فيها تلقائيًا إلى مجموعاتهم المحددة. ويمكنهم جميعًا التحدث في منتدى عام ، وإقامة علاقات صداقة مع غيرهم من الموظفين ، والاستمتاع بتجربة على مستوى الشركة مشابهة لتويتر. في الاختبار الذي أجريته ، كان إنشاء المجموعات والتحدث مع الآخرين أمرًا بسيطًا وكان نشره أمرًا لا يمكن أن يكون أسهل: يحتاج المستخدمون إلى الاشتراك والانضمام إلى حساب الشركة المعني ، وهم مستعدون للذهاب.
لكن بخلاف تويتر ، ليس بالضرورة أن يكون حراً بالضرورة. إذا كنت ترغب في تعيين أبسط مجموعة له ، فلن يكلفك حاليًا عشرة سنتات. ولكن إذا كنت تبحث عن ميزات إدارية متقدمة والقدرة على التثبيت حاليًا على البنية الأساسية للشبكة المحلية ، فستتقاضى الشركة دولارًا واحدًا لكل مستخدم في الشهر.
Shoeboxed لجميع الإيصالات الخاصة بك
أحد أهم جوانب إدارة النشاط التجاري هو تتبع الإيصالات ، لذلك يمكنك التأكد في وقت الضريبة أنك على استعداد لتقديم عوائد دقيقة. وسوف يساعدك شوبوكسد على فعل ذلك.
Shoeboxed فريد من نوعه في هذه الجولة لأنه يتطلب شيئًا لا يفعله الآخرون: بعض العمل دون اتصال. من أجل استخدام هذه الخدمة ، ستحتاج إلى إرسال إيصالات أو بطاقات عمل خاصة بـ Shoeboxed إلى الشركة عبر البريد العادي. بمجرد استلام الشركة لإيصالاتك ، ستقوم بمسحها ضوئيًا في حسابك وإتاحتها لك عبر الإنترنت ، حتى لا تفقدها. إنها فكرة رائعة وأخرى لا يجب عليك تجاهلها إذا واجهتك مشكلة في تذكر المكان الذي تضع فيه كل إيصال.
لكنها تتحسن. في الأسابيع الأخيرة ، وقع شوبوكس على صفقات مع شركات مثل Evernote و FreshBooks وغيرها من الشركات التي تسمح لك بربط الحسابين وإرسال الإيصالات الخاصة بك مباشرة إلى الخدمات المذكورة أعلاه. أرسلت إيصالات زوجين إلى FreshBooks من خلال Shoeboxed وأدركت أنه من حيث المحاسبة ، كانت طريقة مثالية لمراقبة عملي.
مثل الآخرين ، يقدم Shoeboxed إصدارًا مجانيًا إذا كنت ترغب في الحصول على وظائف وإعلانات أقل ، ولكن هذا ليس الخيار الأفضل حقًا. كما تقدم الشركة إصدارات لايت وكلاسيك والأعمال ، بسعر 9.95 دولار ، 19.95 دولار ، و 49.95 دولار ، على التوالي. تقدم كل منها نفس الميزات المذكورة أعلاه ، ولكنها تختلف بناءً على الحد الخاص بعدد الإيصالات التي ستقوم الشركة بفحصها. أستخدم النسخة $ 19.95 ، لأنها أكثر فائدة بالنسبة لي. إذا كان لديك شركة كبيرة ، فقد ترغب في استخدام الإصدار 49.95 دولار.
ترك تعليقك