أصبح من السهل أكثر من أي وقت مضى التأكد من أن نسخ أهم السجلات والمستندات والصور ومقاطع الفيديو وغيرها من البيانات الشخصية ستكون قابلة للقراءة / العرض / التشغيل لمدة طويلة بعد أن يكون الجهاز والبرامج المستخدمة لإنشاء الملفات قد قاموا بقضم الغبار.

إن المفاتيح الأربعة لأرشفة البيانات الآمنة هي اختيار تنسيقات الملفات التي لن تصبح قديمة ، واستخدام وسائط التخزين التي لن تتدهور أو تصبح غير قابلة للوصول إليها ، وإجراء نسخ متعددة مخزنة ، والتحقق من البيانات المؤرشفة بانتظام للتأكد من أنها لا تزال قابلة للقراءة.

لا تتعثر مع تنسيقات البيانات التي عفا عليها الزمن

من المحتمل أن تكون معظم الملفات التي تريد أرشفتها في تنسيقات خاصة ، مثل Microsoft Office .doc و. xls و .ppt لـ Word و Excel و PowerPoint على التوالي. على الرغم من انتشار البرامج والخدمات التي تسمح لك بقراءة ملفات Office وتعديلها بدون استخدام تطبيق Office في إنشائها ، فإن هذه التنسيقات ستصبح قديمة في يوم ما - ربما في وقت أقرب مما تظن.

حتى في حالة أرشفة الملفات بتنسيقاتها الأصلية ، فمن الجيد حفظ إصدار آخر من الملفات المحولة إلى تنسيق مفتوح قياسي. هذا هو النهج الذي اتخذته خدمة أرشفة البيانات Archivematica مفتوحة المصدر ، والتي تحافظ على تنسيق الملف الأصلي ولكن أيضًا تقوم بتحويل الملفات إلى تنسيقات "المحافظة" و "الوصول" المناسبة.

على سبيل المثال ، تقوم خطط الحفظ من نوع وسائل الإعلام لـ Archivematica بتحويل ملفات معالجة النصوص .doc و .rtf و .wpd إلى تنسيق المستند المفتوح المستند إلى XML (ODF) للحفظ ولـ Adobe PDF للعرض. وبالمثل ، يقوم النظام بحفظ ملفات الصور .bmp و .jpg و .jp2 و .png و .gif و .psd و .tga و .tiff النقطية كملفات TIFF غير مضغوطة للحفظ ولعدم وجود ملفات JPEG للعرض.

لا يزال نظام Archivematica قيد التطوير ، ولكن يمكنك تنزيل إصدار ألفا من برنامج الأرشفة المجاني للاستخدام على جهاز ظاهري أو مفتاح USB مباشر أو قرص فيديو رقمي مباشر.

للتلخيص ، فإن أفضل طريقة للتأكد من أن الملفات المؤرشفة ستكون قابلة للقراءة مع الحفاظ على التنسيق الأصلي والسمات الأخرى في حفظها بتنسيقها الأصلي وفي تنسيق عام آخر مفتوح على الأقل. يتيح لك ذلك فتح الملفات وعرضها وتحريرها في البرنامج المستخدم في إنشائها إذا كانت متوفرة ، والوصول إلى البيانات بشكل أساسي أكثر إذا كان البرنامج الخاص غير متوفر.

العثور على وسيلة تخزين مع الساقين

إذا كنت تتساءل عن المدة التي تستغرقها البيانات على أسطوانات CD و DVD ، فإنك لست وحدك. حتى الخبراء لا يستطيعون الاتفاق على طول العمر المتوقع لوسائل الإعلام البصرية - وينطبق الشيء نفسه على الأشرطة والأقراص الممغنطة. (يقدم X Lab مناقشة مفصلة حول طول عمر الوسائط البصرية ، بما في ذلك وصف موجز لمعايير ISO لاختبار الوسائط البصرية.)

الإجماع العام هو أن CD-Rs يجب أن يستمر 30 إلى 50 سنة ، وأقراص DVD-Rs أقل من ذلك ، و CD-RW و DVD-RW حتى أقل. وبالمثل ، يمكن توقع أن تكون الأشرطة والأقراص الصلبة قابلة للقراءة لمدة تتراوح بين 10 و 30 سنة ، في حين أن الأقراص المحمولة ومحركات أقراص USB الإبهام وغيرها من أجهزة التخزين الصلبة قد تبقى على قيد الحياة لمدة نصف ذلك الوقت ، ربما.

لكن هذه مجرد أرقام. من يريد أن يثق في بياناته الهامة إلى الاحتمالات؟ الحقائق هي أن أي وسيلة تخزين يمكن أن تفشل في أي وقت. هذا هو السبب في ضرورة أرشفة البيانات على أكثر من وسيط واحد والتحقق من سجلاتك بانتظام للفشل (المزيد عن هذه النقاط أدناه).

اثنين من خيارات التخزين الأرشيفي المفضلة لدي هي الأقدم والأحدث: الورق وعبر الإنترنت ، على التوالي. أثناء طباعة الأرشيفات الخاصة بك ليست صديقة للبيئة ، من الصعب التغلب على العمر المتوقع للسجلات الورقية المخزنة بشكل صحيح. وبالطبع ، يمكن أن يشكل العثور على ملفات محددة في أرشيف ورقي تحديًا ، ولا يسهل تحويل السجلات الورقية.

إذا كانت مهمة البحث وسهولة الوصول مهمة ، فإن أرشيفات البيانات عبر الإنترنت هي خيار جيد. تسهل خدمات مثل SpiderOak و SkyDrive من Microsoft تخزين نسخ من ملفاتك الهامة في السحابة حيث يمكن استردادها من أي متصفح. (لقد وصفت SpiderOak واثنين آخرين من خدمات التخزين المجانية المشفرة عبر الإنترنت في منشور من يونيو 2009.)

أكثر من أرشيف واحد ، أكثر من مكان واحد

إن تخزين أرشيف البيانات على الإنترنت ينتهك قاعدتين من التخزين الآمن: ليس لديك وصول فعلي إلى الأجهزة التي يتم تخزين الملفات عليها ، كما أنك عرضة للصحة المالية للخدمة التي تستخدمها. إذا كانت الخدمة قيد التشغيل ، فلن يكون هناك أي ضمان بأنك ستتمكن من استرداد بياناتك ، ويجب أن تثق في قدرة الخدمة على صيانة خوادم التخزين الخاصة بها وعمل نسخة احتياطية منها.

المفتاح هو تجنب وضع كل بيض الأرشيف الخاص بك في سلة واحدة. استخدم مزيجًا من الوسائط وأنواع الملفات عند أرشفة البيانات المهمة لزيادة فرص الوصول إلى المعلومات في المستقبل. ومع تطوير وسائل أرشيفية جديدة وثبت أنها عملية ، قم بتحويل أرشيفك إلى أحد هذه النماذج.

قاعدة أخرى هامة لتخزين الأرشيفات: قم دائمًا بتخزين نسخة واحدة على الأقل من البيانات المؤرشفة في مكان آخر غير منزلك أو مكتبك. هذا هو مجال واحد حيث يأتي التخزين على الإنترنت في متناول اليدين.

جدولة فحوصات الأرشيف المنتظمة

على مدى العامين الماضيين كنت أقضي قسماً كبيراً من وقت فراغي باستخدام برنامج Audacity الصوتي المجاني لتحويل عدة آلاف من الأغاني على مئات من أشرطة الكاسيت إلى ملفات MP3. تم عمل بعض الأشرطة في منتصف السبعينيات ، ولكن معظمها يعود إلى فترة الثمانينيات وأوائل التسعينات.

معظم الأشرطة التي اشتريتها في المتجر في مجموعتي غير قابلة للتشغيل الآن ، ولكن حظي الحظ الأفضل في التسجيلات محلية الصنع. في الحقيقة ، شريط واحد صنعته في عام 1976 أنفق جزءًا كبيرًا من حياته المبكرة المخزنة في خللتي القديمة في فولكسفاجن - من خلال درجات الحرارة المتجمدة والحرارة القاسية - ولكن بدا جديدًا عندما حولت أغانيه إلى رقمية (شكرًا لك ، TDK !)

عندما يتعلق الأمر بالملفات الرقمية الهامة ، لا يمكنك الوثوق بحظك. احصل على عادة فتح عدد قليل من الملفات في أرشيفاتك المختلفة على أساس منتظم. إذا لم يكن من الممكن الوصول إليها ، فقم بنسخ أحد النسخ الاحتياطية الأخرى وقم بعمل نسخة أرشيفية أخرى باستخدام إصدارات جيدة معروفة من الملفات. بعد كل شيء ، يستحق أي شيء يستحق الادخار بشكل جيد.