موارد قليلة على جهاز الكمبيوتر الخاص بك هي أكثر قيمة لحياتك العملية من قائمة جهات الاتصال الخاصة بك. لسوء الحظ ، الاتصالات هي أيضا من بين الأصول الأكثر صعوبة للحفاظ عليها.

في الآونة الأخيرة ، طرح قارئ اسمه آلان هذا السؤال:

أنا واثنين من زملائي استخدام Microsoft Outlook لجهات اتصال المبيعات لدينا. نحن الآن نحتفظ بثلاثة قواعد بيانات منفصلة للاتصال. نود أن ندمج قواعد البيانات الخاصة بنا في قواعد يمكن لنا جميعا الوصول إليها وتعديلها وتحديثها حسب الضرورة. هل هناك عملية / برنامج يمكنك أن توصي بإنجاز ذلك؟

إذا كنت لا تمانع في النهج اليدوي ، يتيح لك Outlook تصدير جهات الاتصال الخاصة بك كملف PST التي يمكن لزملاء العمل استيرادها إلى حسابات Outlook الخاصة بهم. لا يزال لدى كل مستخدم قائمة جهات اتصال منفصلة خاصة به والتي يمكن للمستخدمين الآخرين الوصول إليها من ملف تعريف Outlook الخاص بهم ، لذلك لا توجد مزامنة حقيقية مستمرة.

وبالطبع ، لن تظهر التغييرات التي يجريها كل شخص على قائمة جهات الاتصال الخاصة به للمستخدمين الآخرين حتى يتم إعادة تصدير ملف PST بالمعلومات المحدثة ثم إعادة استيراده بواسطة كل المستخدمين الآخرين. تتطلب مزامنة قائمة جهات الاتصال تلقائيًا بين مستخدمي Outlook المتعددين (بدون خادم Exchange ، بالطبع) برنامجًا مثل برنامج ShareO $ 35 الخاص بـ 4Team ، والذي يتوفر في إصدار تجريبي مجاني لمدة 14 يومًا.

ShareO يتيح لك مشاركة ومزامنة أي مجلد Outlook دون استخدام خادم Exchange. يعمل البرنامج مع جميع إصدارات Outlook من عام 2000 حتى عام 2010 ولكن يعمل فقط على أجهزة الكمبيوتر التي تعمل بنظام Windows. كما تقدم الشركة برنامج ShareContacts بقيمة 25 $ الذي يقوم بمزامنة جهات اتصال Outlook فقط. اختبرت أكثر ShareO كامل المواصفات.

أسلوب التصدير / الاستيراد لمشاركة جهات اتصال Outlook

تحتوي أجهزة الكمبيوتر الثلاثة الموجودة في مكتب منزلي على ثلاثة إصدارات مختلفة من Outlook مثبتة. يعمل كمبيوتر العمود الفقري على برنامج Outlook 2003 ويحتوي على 414 جهة اتصال ، ويستخدم نظام النسخ الاحتياطي Outlook 2007 ولديه 42 إدخالًا فقط في قائمة جهات الاتصال الخاصة به ، كما أن جهاز الكمبيوتر الشخصي التجريبي لديه تثبيت افتراضي لبرنامج Outlook 2010 بدون أية جهات اتصال.

استغرق الأمر بضع دقائق فقط لتصدير جهات الاتصال على العمود الفقري كملف Outlook PST واستيراد الملف إلى أجهزة الكمبيوتر الاحتياطية والاختبار. لتصدير جهات اتصال من Outlook 2003 و 2007 ، انقر فوق ملف> استيراد وتصدير. في Outlook 2010 ، انقر فوق ملف> فتح> استيراد. في جميع الإصدارات الثلاثة ، حدد "تصدير إلى ملف" ضمن "اختيار إجراء لتنفيذ" في معالج الاستيراد والتصدير ثم انقر فوق التالي.

ضمن "إنشاء نوع ملف" ، حدد "ملف المجلدات الشخصية" (.pst) أو ملف بيانات Outlook (.pst) ، وفقًا لإصدار Outlook الخاص بك ، ثم انقر فوق التالي. اختر مجلد جهات الاتصال ضمن "تحديد مجلد للتصدير منه" ، حدد أو ألغِ تحديد "تضمين المجلدات الفرعية" ، إذا لزم الأمر ، واختر التالي مرة أخرى.

قم بتسمية الملف باسمًا فريدًا ، وانقر فوق الزر "استعراض" ، واختر موقعًا لتخزين ملف جهات الاتصال الذي تم تصديره (أو قم بقبول الموقع الافتراضي الذي يختاره Outlook لك). يتم اختيار خيار استبدال العناصر المكررة مع العناصر التي يتم تصديرها بشكل افتراضي. يمكنك اختيار السماح بالنسخ المكررة أو استبعاد إدخالات مكررة من الملف المصدر. أخيرا ، انقر فوق "إنهاء".

لاستيراد جهات الاتصال إلى حساب Outlook آخر ، سجّل الدخول إلى الحساب واختر File> Import and Export (Outlook 2003 and 2007) أو File> Open> Import (Outlook 2010). حدد "استيراد من برنامج أو ملف آخر" ضمن "اختيار إجراء لتنفيذ" ثم انقر فوق "التالي". انقر فوق ملف المجلدات الشخصية (.pst) أو ملف بيانات Outlook (.pst) ، وفقًا لإصدار Outlook الخاص بك ، ثم انقر فوق التالي.

في نافذة "ملف لاستيراد" ، انقر فوق استعراض وانتقل إلى ملف PST الذي قمت بتصديره في الخطوة السابقة. اختر مجلد جهات الاتصال ، حدد "تضمين المجلدات الفرعية" ، إذا لزم الأمر ، حدد "استيراد عناصر إلى المجلد الحالي" ، ثم انقر فوق إنهاء.

تقوم وظيفة Outlook الإضافية بمزامنة قوائم جهات الاتصال المشتركة

عملية الاستيراد والتصدير اليدوية لجهات الاتصال (ومجلدات بيانات Outlook الأخرى) كافية لمستخدم واحد يريد ببساطة الوصول إلى قائمة جهات الاتصال نفسها في ملفات تعريف Outlook متعددة ، ولكنه لن يلبي احتياجات شخصين أو أكثر ممن يريدون لدمج قواعد بيانات جهات الاتصال المنفصلة في مستودع تخزين واحد بدون استخدام خادم Exchange.

تعد الوظيفة الإضافية لـ ShareO لبرنامج Outlook بمزامنة مجلدات جهات اتصال متعددة (ومجلدات Outlook الأخرى) ضمن مجموعة من المستخدمين. لقد اختبرت البرنامج من خلال مشاركة مجلد جهة اتصال يحتوي على أكثر من 400 إدخال بين ثلاثة ملفات تعريف Outlook باستخدام Outlook 2003 و 2007 و 2010 على التوالي. يسمح لك البرنامج أيضًا بمشاركة ومزامنة البريد الإلكتروني والتقاويم والمهام ومجلدات Outlook الأخرى ، ولكني قمت باختبارها فقط مع جهات الاتصال.

بعد تنزيل الوظيفة الإضافية وتثبيتها ، يتم وضع خيار ShareO في القائمة الرئيسية في Outlook 2003 وفي شريط Outlook 2007 و 2010.

لتصدير جهات الاتصال الخاصة بك إلى ملف تعريف Outlook آخر ، حدد مجلد جهات الاتصال (أو أي مجلد آخر تريد مشاركته) وانقر فوق مشاركة في قائمة ShareO لفتح معالج مشاركة البرنامج. انقر فوق الزر "زائد" وأدخل اسم المستلم وعنوان البريد الإلكتروني الخاص به ، أو حدد إدخال الشخص من القائمة إذا كنت قد شاركته سابقًا ، ثم انقر فوق "التالي".

قصص ذات الصلة

• قد يكون العالم مجنونًا ، ولكن Outlook for Mac عالق على الأرض
• كيفية مزامنة البريد الإلكتروني في Outlook.com مع iOS
• نقل البريد الخاص بك إلى Outlook.com

في الشاشة التالية ، تحقق من العناصر التي تريد مشاركتها ، وانقر فوق التالي مرة أخرى. (لاحظ أن عوامل تصفية ShareO لتقييد العناصر التي تشاركها لا تعمل في الإصدار التجريبي.) حدد خيار المشاركة المتقدمة للوصول إلى المزيد من عناصر التحكم في المشاركة. بمجرد الانتهاء من المعالج ، انقر فوق "إنهاء" لبدء تصدير المجلد.

اعتمادًا على حجم المجلد ، قد يستغرق الأمر عدة دقائق حتى يتم تجميع المعلومات وتسليمها. عندما يتلقى المستلم (الذي يجب أيضًا تثبيت ShareO) المجلد ، يتم إرشادك لتحديد وجهة له ، أو قد يرفض المجلد. يحدد البرنامج إدخالات مكررة ويضع تعارضات محتملة في مجلد منفصل لمراجعتك.

يتم تنبيه المستلم أيضًا إلى وجود إدخالات مكررة ويتم منحه خيار عرض التعارضات وحلها. لمزامنة مجلد مشترك ، ما عليك سوى النقر على زر المزامنة في قائمة ShareO. يتيح لك ShareO إنشاء مجلدات مشتركة يمكن عرضها من قبل الأشخاص الذين لم يتم تثبيت ShareO. لم أختبر هذه الميزة.

يمكنك منع مشاركة العناصر الخاصة وتخصيص المعلومات التي تشاركها مع الآخرين. عند مشاركة التقاويم ، يمكنك الإشارة إلى الأوقات المجانية والمشغولة دون الحاجة إلى تقديم تفاصيل ، على سبيل المثال (هذه ميزة أخرى للبرنامج لم أختبرها). تتيح لك الوظيفة الإضافية أيضًا مشاركة الملفات والمجلدات من خلال المجلدات المشتركة العامة أو الخاصة ، وتشفير البيانات التي تشاركها ، وتقييد الوصول إلى البيانات على أساس كل مستخدم على حدة.

قد لا يتمكن مستخدمو Outlook العاديون من تبرير إنفاق 35 دولارًا لكل جهاز كمبيوتر تريد مشاركته ومزامنته مع ، ولكن بالنسبة إلى Alan وزملاءه ، قد يكون ShareO بديلاً منخفض التكلفة لتثبيت خادم Exchange والحفاظ عليه لمجرد مشاركة ومزامنة مجلدات Outlook.

لاحظ أن 4Team يصنع أيضًا برنامج Sync2 $ 60 الذي يزامن البيانات بين Outlook وتقاويم Google وجهات الاتصال.