قطعت أجنحة المكاتب شوطا طويلا من حيث التوافق من قبل خمس وعشر سنوات مضت. في السابق ، كان من النادر أن يتم فتح مستند في مجموعة مكاتب واحدة بشكل صحيح في تطبيق مكتب المنافسين ، أو إذا كان من الممكن أن يكون ذلك غير ملائم وغير قابل للقراءة. حتى الإصدارات المختلفة من Microsoft Office لا يمكن التحدث مع بعضها البعض بشكل صحيح.

لقد تغير هذا الأمر ببطء وأصبح توافق الملفات ممكنًا بين تطبيقات مثل Office و iWork و Open Office وحتى مجموعات عبر الإنترنت من Google و Zoho على سبيل المثال لا الحصر. ومع ذلك ، فإن هذه العملية لا تعني عدم وجود بعض العقبات. سنركز في هذه المقالة على التوافق مع iWork 08 و Office 2007 (Windows) و Office 2008 (Mac) ، ولكن يمكنك استخدام بعض هذه النصائح نفسها وتطبيقها على مجموعة المكتب المفضلة الأخرى.

PDF | صفحات وورد | أرقام و Excel | PowerPoint و Keynote

في الزاوية اليسرى ، لدينا iWork ، مجموعة تطبيقات مكتب Apple التي تتضمن معالج كلمات يسمى Pages ، تطبيق جداول البيانات يسمى Numbers ، وقطعة عرض تقديمي للبرنامج تدعى Keynote. يوجد في الزاوية اليمنى وحش ثقيل لأجنحة المكاتب من Microsoft مع Word و Excel و PowerPoint.

لسوء الحظ ، لا يمكن إعطاء ضمانات بنسبة 100٪ بأن المستندات ستبدو متشابهة تمامًا أثناء المشاركة بين التطبيقين. إذا كان من الضروري أن تكون عمليات التبادل في المستندات التجارية الخاصة بك دقيقة ، فإن ذلك سيؤدي إلى حدوث مشكلات ، وقد ترغب في التفكير في وضع معايير إما على iWork أو Microsoft Office أو إحدى مجموعات المكاتب الأخرى المتاحة.

في قول ذلك ، قد لا يكون لديك حتى خيار استخدام iWork أو حتى Office for Mac. لا يعتمد النظام الأساسي Apple وظائف الوظيفية مثل وحدات الماكرو VBA natively أو Pivot Tables أو بعض تطبيقات Office الخلفية المخصصة المضمنة في Visual Basic. في هذه الحالات ، سيكون لديك خيارات محدودة ولكن لاستخدام إصدار Windows من Office. إذا كنت مستخدمًا قويًا ، فقد ترغب في محاولة إعادة إنشاء وحدات الماكرو في iWork باستخدام AppleScript ولكنها عملية متقطعة ولا توجد طريقة حالية لأتمتة أو ترجمتها بدلاً من اليد.

على الرغم من أن هذه الألغام الأرضية الإنتاجية ستكون على دراية ، إلا أنه لا يعني أنه لا يمكنك مشاركة المستندات الخاصة بك بفعالية. إليك الطريقة:

عندما تكون في شك ، استخدم PDF

عندما تشارك مستندًا ، ولا تحتاج إلى تغييره من قبل المستلم ، فإن أفضل طريقة لمشاركة ملفاتك هي تحويلها إلى ملف PDF. هذا هو نسيم في كل من iWork و Microsoft Office ، وهو أفضل طريقة لضمان توافق الملفات على أي جهاز كمبيوتر.

إلى PDF وثيقة في iWork مشابهة في الصفحات والأرقام ، والكلمة الرئيسية. انقر فوق ملف -> تصدير -> PDF. يحتوي كل تطبيق على خيارات تصدير مختلفة ولكن جميعها تحتوي على PDF.

إلى PDF مستند في تطبيق Microsoft Office for Mac مثل Word أو PowerPoint أو Excel ، انقر ببساطة على File -> Save As -> Choose PDF من الخيارات المنسدلة. نسخة Windows ليست ودية ، وسوف تتطلب إما Adobe Acrobat ، أو شيء من هذا القبيل doPDF المثبتة ، وكلاهما سيقوم بتثبيت طابعة افتراضية. يمكنك بعد ذلك إنشاء ملف PDF بالانتقال إلى ملف -> طباعة وتحديد Acrobat أو طابعة مكافئة ، وسيتم تصدير الملف.

تكمن المشكلة في مستندات PDF في أنه بينما يمكنها توحيد شكل ومظهر المستند ، فإنها تفتقر إلى القدرة على التعاون وتغيير المستندات.

توافقية الملف

إذا كنت ستشارك وتتعاون باستخدام iWork 08 و Microsoft Office 2007 (Windows) أو Mac Office 08 ، فمن المهم أن تعرف كيف يعمل البرنامجان معًا. عند استيراد ملفات Microsoft Office 2007 و Mac Office 08 الافتراضية (فتح تنسيقات ملفات XML مع ملحقات مثل .pptx و docx و .xlsx) ، سيقوم iWork باستيراد الملفات والإبلاغ عن أي حالات عدم توافق تلقائيًا. ومع ذلك ، يتعذر على iWork حفظ أو تصدير المستندات مرة أخرى إلى تنسيق XML المفتوح هذا ، بل يمكنه فقط التصدير إلى تنسيقات Office السابقة مثل .doc و .ppt و .xls.

بشكل افتراضي لا يمكن لـ Microsoft Office قراءة ملفات iWork 08 ، ستحتاج إلى تصديرها إلى ملف .doc و .ppt و .xls أولاً قبل محاولة مشاركة هذه المستندات. يمكن القيام بذلك في الصفحات والأرقام والكلمة الرئيسية بالنقر فوق ملف -> تصدير -> وتحديد Word أو PowerPoint أو Excel على التوالي.

PDF | صفحات وورد | أرقام و Excel | PowerPoint و Keynote

تبادل الملفات بين الصفحات والكلمة

كقاعدة عامة ، إذا كان لديك مستند بسيط تم إنشاؤه في Word ، فسيظهر بطريقة مشابهة في الصفحات. بينما قد يكون المظهر والأسلوب متماثلين ، فإن عملية الترجمة تقوم بالفعل بتحويل مستند Word إلى وثيقة صفحات تحت الغطاء. يؤدي هذا إلى إنشاء بعض quirkiness لمستندات Word الأصل باستخدام Word Art وأنماط خطوط معينة وأحيانًا مسافات سطر.

لإصلاح مشكلات تباعد الأسطر ، انقر على عارض النصوص في الصفحات وتأكد من تعيين المسافات بالبكسل.

بطريقة مشابهة ، عند تصدير مستندات الصفحات إلى Microsoft Word لن تظهر جميع الأنماط بشكل جيد في Word. هذا هو الحال خاصة في استخدام ميزات التخطيط ، مربعات النص والأشكال. ومع ذلك ، فليس كل شيء كئيب وكآبة. ستعمل معظم الوظائف بشكل جيد أو إذا كانت صفحة تواجه مشكلة في تفسير بيانات Word ، فستظهر مع موجه لتحذيرك.

واحد من أكبر مثيري الأخطاء هو قدرة مستندات Word و Word على عرض جداول البيانات والمخططات المضمنة بشكل صحيح من بعضها البعض. في اختباراتنا ، حاولنا رسم بعض البيانات البسيطة ورأينا أن جداول البيانات تبدو مختلفة تمامًا في كل تطبيق. للحصول على أفضل النتائج ، يجب التفكير في أخذ لقطة شاشة لتصورات البيانات المعقدة فقط للتأكد من أنها تظهر بنفس الشكل في كلا التطبيقين.

أفضل نصيحة للمشاركة بين مستندات Word و Word هي استخدام تنسيق قياسي وغير فاخر واستخدام الحد الأدنى من Word Art و ميزات التخطيط.

PDF | صفحات وورد | أرقام و Excel | PowerPoint و Keynote

التعاون بين الأرقام و Excel

الأرقام و Excel كلاهما جداول بيانات ولكن مع اثنين من محركات مختلفة تماما تحتها. هم ، كما يقولون في جنوب شرق آسيا "نفس ، نفس ، لكنهم مختلفون". يحتوي Excel على محرك أكثر قوة يمكنه التعامل مع عمليات أكثر تعقيدًا وتكاملًا مع أنظمة خلفية تعمل بواسطة قاعدة بيانات. فالأرقام موجهة أكثر نحو المحاسبة الأساسية وحساب الفاصولياء ولكن تتفوق (لا يقصد التوريب) في عرض وتصدير الرسوم البيانية وإظهار البيانات بيانيا.

عند مشاركة مستندات Excel مع مستخدمي Numbers ، يمكن أن تحدث إحدى أكبر المشكلات إذا حاولت استيراد بعض الوظائف الإحصائية والهندسية. لن يؤثر ذلك على غالبية المستخدمين الذين يستخدمون جداول البيانات لقياسات المحاسبة ولكن قد ترغب في التحقق مرة أخرى من أي وظائف معقدة مع المستلمين للتأكد من تطابق الأرقام الخاصة بك. لحسن الحظ ، تكون المشكلة واضحة عند فتح الأرقام - يتم تمييز الخلايا عندما لا يمكن إكمال أي دالة من مستند تم استيراده.

عند استيراد ملفات Excel كبيرة ومحاولة فتحها في أرقام واجه بعض المستخدمين مشكلة Mac الخاصة بهم عدم وجود ذاكرة احتياطية كافية. إذا حدث ذلك ، فتأكد من فتح الحد الأدنى من التطبيقات في وقت واحد فقط ، وإذا لم يفلح ذلك ، فقد تحتاج إلى ترقية ذاكرة الوصول العشوائي. وكمقياس تقريبي ، فإن جهاز الكمبيوتر الذي يحتوي على ذاكرة وصول عشوائي سعتها 512 ميغابايت سيكون بحد أقصى حوالي 53،687 خلية في مستند Excel.

يمكن أن يكون فتح الملفات المحمية بواسطة ميزات أمان Excel نتائج فردية. إذا كان المصنف محميًا بكلمة مرور ، فسيأتي Numbers برسالة خطأ. قد تعمل الخلايا المحمية بكلمة مرور مستوردة من Excel ولكنها ستظهر فارغة. إذا كنت ترغب في مشاركة مستند بسهولة ، فبإمكانه إيقاف تشغيل هذه الميزة بواسطة Microsoft. للقيام بذلك افتح الملف في Excel وانتقل إلى أدوات -> الحماية -> وحدد فتح المصنف. فقط المؤلف الأصلي سيكون قادرا على فتح الحماية بكلمة مرور.

على الجانب الآخر هناك عدد قليل من gotchas عند فتح مستندات أرقام Apple في Excel. تذكر أنه لا يمكنك فتح مستند Numbers مباشرة في Excel ، يجب عليك تصديره كملف .xls. عند فتح ملف .xls هذا في الأرقام ، قد تلاحظ اختلافًا في طريقة عرض البيانات. على سبيل المثال ، قد ترى ملفًا يحتوي على العديد من أوراق العمل بدلاً من الجداول في ورقة واحدة كما تراها مع الأرقام. الحل هو لصق البيانات في جدول واحد في Numbers ثم تصدير. بهذه الطريقة يمكنك رؤية بياناتك بوضوح في أوراق عمل متعددة في Excel.

أثناء عملية التصدير ، ستعرض Numbers تلقائيًا جزء مراجعة لإظهار المشاكل المحتملة عند فتح المستند في Excel. على الرغم من أن العديد من هذه البدائل سيكون عبارة عن بدائل ، فمن المهم الاحتفاظ بملاحظة عن كيفية تصدير الأرقام للبيانات.

تعد مشاركة البيانات بين الأرقام و Excel والحفاظ على تكامل المستند أصعب عملية في اختبار مجموعة Office هذه. نوصي بشدة بإعداد المستندات في Microsoft Excel أولاً والعمل مع تنسيق .xls واحد. سيؤدي ذلك إلى تقليل عدم توافق البيانات والعناصر المرئية بين البرنامجين.

PDF | صفحات وورد | أرقام و Excel | PowerPoint و Keynote

تبادل العروض بين PowerPoint و Keynote

يمكن مشاركة المشاركة والتعاون بين هذين البرنامجين طالما أنك تحتفظ بالوسائط المتعددة الرائعة والانتقالات والميزات التلقائية إلى الحد الأدنى.

يمكن استخدام نصيحتين سريعتين تعلمناهما هنا أيضًا. أولاً ، حاول عدم استخدام Word Art في PowerPoint. ستحاول Keynote مطابقة خط Word Art وتطابقه ، ولكن إذا لم يكن متاحًا ، فسيتم وضعه كبديل قد يجعل مظهر العرض التقديمي يبدو هواة. ثانيًا ، قم بإنشاء المستند الأساسي في PowerPoint أولاً إن أمكن. سيؤدي ذلك إلى تقليل حالات عدم الاتساق في الاستيراد والتصدير في حالة الاحتفاظ بمستندك في ملف .ppt.

إذا كنت ستستخدم الفيديو في العروض التقديمية ، فإن الخيار الأفضل للتوافق على كلا البرنامجين هو Flash. ويقال إن الفلاش مثبت على 97 في المائة من جميع الحواسيب ويمكن بسهولة مشاهدته في أي متصفح تقريباً. ومع ذلك ، فإن الخيار الأفضل التالي هو Quicktime المدعوم من أجهزة كمبيوتر Mac و PC. يمكن أيضًا استخدام الفلاش للتحكم في الصوت في كلتا البيئتين ، ولكننا وجدنا أن خيارات الصوت الافتراضية تعمل بشكل جيد بين التطبيقين.

قد تبدو انتقالات الشريحة والنصوص التي ترفرف داخل وخارج الصور مع الصور التي تظهر في عرض تقديمي جميلة ولكنها لا تنقل دائمًا بشكل جيد بين PowerPoint و Keynote. كقاعدة عامة لمشاركة المستندات ، يجب إنشاء انتقالات أساسية ، ومحاولة استبعاد أي وظائف تلقائية ، والاحتفاظ بها بسيطة.

في حين ذكرنا سابقًا أن تنسيق PDF هو التنسيق الأكثر توافقًا لتصدير المستندات ، فهناك بعض الخيارات الإضافية للعروض التقديمية التي ستحتفظ بالتفاعلية كما تم إعدادها في Keynote أو PowerPoint. كمنصة تفاعلية ، يمكن تصدير هذه العروض التقديمية إلى الويب ، وملف الفيلم ، والصور ، والفلاش ، وحتى جهاز iPod. ما عليك سوى اختيار أفضل نظام يناسب جمهورك المستهدف.

ربما نكون قد اكتشفنا بعض الطرق التي لا يعمل بها هذان البرنامجان معًا ، وكيفية التقليل من عدم دقة البيانات ، ولكنهما يلعبان معًا بشكل جيد خارج المربع. ومع ذلك ، فإن تلك الأشياء الصغيرة التي لا تعمل والتي سوف تضيف وتكون خائفة من تبادل الوثائق بين iWork و Office ، أو كسر هذا العرض التقديمي النقدي. للحصول على أفضل نتائج التوافق ، من الأفضل استخدام طريقة KISS (إبقائها بسيطة وغبية) أو ببساطة توحيد المستندات الخاصة بك ضمن iWork أو Office.

كملاحظة جانبية ، لا تخف من استخدام البدائل المجانية مثل Open Office المتوفر على أنظمة Windows و Mac و Linux أو تطبيقات Google التي لا تتطلب سوى تشغيل متصفح.