إذا قمت بإرسال بريد إلكتروني خاص إلى طرف غير مقصود ، أو نسيت تضمين مرفق في بريد إلكتروني خاص بالعمل ، فأنت لست وحدك.

فيما يلي تسعة تلميحات لتجنب وجود بريد إلكتروني شائع:

1. نسيان المرفقات

"لقد أرفقت المستند لمراجعتك." "عفوا ، لا لم أفعل." يعد نسيان المرفقات أمرًا شائعًا جدًا لدرجة أن كاشفة Google المنسية قد تخرجت من Google Labs إلى كونها ميزة دائمة في Gmail. أفضل طريقة لتفادي نسيان تضمين المرفقات ، حتى إذا كنت تستخدم Gmail (لا يكون كاشف المرفقات الذي تم نسيانه مضمونًا) ، هو إرفاق الملف قبل البدء في إنشاء البريد الإلكتروني الخاص بك. إذا انتظرت حتى تقوم بكتابة رسالتك الإلكترونية ، فقد ينتقل دماغك إلى مهمتك التالية وينسى الملحق.

2. نسخة كونية أعمى

من المحتمل أنك معتاد على Cc'ing الأشخاص لدعوة التعاون في العمل. لكن في بعض الأحيان ، Bcc: هو الخيار الأفضل. استخدم نسخة كربونية أعمى عند إرسال قائمة بأسماء الأشخاص الذين لا علاقة لهم ببعضهم البعض. على سبيل المثال ، إذا أرسلت رسالة إخبارية ، فمن باب المجاملة إرسالها إلى نفسك و نسخة مخفية الوجهة: المستلمون. يمكن للأشخاص حماية عناوين البريد الإلكتروني الخاصة بهم ولا يريدون الإعلان عنها للجميع في قائمة بريد إلكتروني جماعية. إذا تلقيت بريدًا إلكترونيًا من مرسل كان يجب أن يستخدم نسخة مخفية الوجهة :، فمن الممكن اقتراح الميزة دون أن تبدو وكأنها رعشة. يوصي كبير المحررين في CNET لوري Grunin ردا لطيف مثل "لا أعتقد أنك قصد إرسال هذا إلى الجميع. هل تعلم يمكنك إخفاء عناوين مع نسخة مخفية:؟".

3. البريد الإلكتروني العاطفي أو مخمور

قد يكون إرسال رسالة بريد إلكتروني عندما تكون عاطفيًا بشكل مفرط ، أو حتى مخموراً ، عائداً لمطاردتك. بالنسبة إلى مستخدمي Gmail الذين يعتقدون أنك تكتب أفضل رسائل البريد الإلكتروني بعد عدد قليل من المشروبات ، ففكر في تنشيط Mail Goggles في الميزات الاختبارية. إذا كنت واقياً بما فيه الكفاية للإجابة على بعض الأسئلة الرياضية ، فأنت على ما يرام. يمكن لنا جميعًا الاستفادة من بعض أفضل ممارسات البريد الإلكتروني العاطفية: عندما تشعر بالرغبة في إرسال رسالة بريد إلكتروني عاطفية ، امض قدمًا واكتبها للتخلص من بعض الطاقة. احفظ البريد الإلكتروني كمسودة ، ثم انتظر 24 ساعة قبل أن تضغط على إرسال. من المحتمل أن تقوم إما بتحرير بريدك الإلكتروني الأصلي بشكل ملحوظ أو حذفه تمامًا. وستكون سعيدًا أنك انتظرت.

4. ALL CAPS

تنطبق نصيحة قواعد السلوك هذه على كل شيء على الإنترنت. الكتابة في جميع الأحرف الاستهلالية تأتي عبر الصراخ ولا أحد يريد الصراخ في. الى جانب ذلك ، من الصعب قراءة شيء مكتوب بكل الحروف. أرادت Google تخليص العالم من جميع الأحرف الاستهلالية بطريقة سيئة للغاية ، حيث أغفلت مفتاح Caps Lock على أجهزة Chromebook تمامًا.

5. تحقق مرة أخرى من الإكمال التلقائي للعنوان

يمكن أن تكون ميزة الإكمال التلقائي مفيدة للغاية ، ولكن هل أرسلت بريدًا إلكترونيًا إلى Ed أو Jen أو Bob الخاطئ؟ تأكد من إكمال الإكمال التلقائي في المستلم الأيمن قبل الضغط على "إرسال".

6. لا تعتمد على التدقيق الإملائي وحده

قد يقوم متصفحك أو تطبيق البريد الإلكتروني الخاص بك بعمل جيد للتحقق من الأخطاء الإملائية ، ولكن يجب عليك دائمًا تدقيق رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك لقواعد اللغة. لديك أيضًا خيار نسخ البريد الإلكتروني الخاص بك إلى Microsoft Word أو ما شابه ، تشغيل تدقيق نحوي ، ثم لصقه مرة أخرى في برنامج البريد الإلكتروني الخاص بك.

7. التعبيرية والانترنت الاختزال

الرموز التعبيرية لطيفة ويمكن أن تساعد في نقل الفكاهة أو الحزن أو الصدمة أو المشاعر الأخرى التي قد يكون من الصعب التقاطها بطريقة أخرى. ومع ذلك ، فإن تضمينها في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل لا يُعد فكرة جيدة. إذا أصبح واضحًا أن التبادل يتخذ لهجة أكثر اعتدالًا وأن الشخص الآخر يستخدمها بحرية ، فاستخدمها ، ولكن لا تضع كل جملة بجملة مبتسمة. وينطبق نفس الشيء على الاختزال عبر الإنترنت ، مثل LOL و ROTFL و OMG.

8. تقليم المواضيع البريد الإلكتروني

يمكن أن تؤدي رسائل البريد الإلكتروني ذهابًا وإيابًا إلى توجيه رسائل طويلة إلى حد ما يتم إرسالها عبر البريد الإلكتروني والإجابة عليها. فكر في شطبها إلى آخر رسائل البريد الإلكتروني. يبدو خيط البريد الإلكتروني العملاق فوضويًا ويمكن أن يجعل القارئ يشعر بالإرهاق. أنت أيضا تريد تجنب الخيط الذي يتم توجيهه بطريق الخطأ إلى شخص لم يكن من المفترض أن يكون مطلعا على بعض التبادلات السابقة.

9. تراجع (Gmail)

إذا كنت من مستخدمي Gmail ، فإن ميزة "التراجع" مفيدة للغاية. يمكنك التراجع عن عمليات الحذف والأرشيفات والتسميات والمزيد ، ولكن الأكثر فائدة هي التراجع عن الإرسال. التراجع هو خط دفاعك الأخير ضد العديد من الأخطاء المذكورة أعلاه. تمكينها في الإعدادات ، ضمن الميزات الاختبارية. بعد ذلك ، انتقل إلى الإعدادات العامة وعيِّن فترة الإلغاء إلى 5 أو 10 أو 20 أو 30 ثانية. إذا لم تكن من مستخدمي Gmail ، ففكر في ملء حقل "إلى:" مباشرةً قبل أن تكون جاهزًا لإرساله. سيساعدك ذلك على تجنب إرسال البريد الإلكتروني عن طريق الخطأ. إذا كنت من مستخدمي Mac ، فراجع نصائح Topher Kessler حول منع رسائل البريد الإلكتروني غير المقصودة باستخدام OS X Mail.

هذا هو. إذا كنت ترغب في مشاركة أي قصص جيدة من رسائل snafu عبر البريد الإلكتروني ، فيرجى نشرها في التعليقات أدناه.