ست طرق للعمل بشكل أسرع في مايكروسوفت أوتلوك

تعتمد المؤسسات الكبيرة والصغيرة على مستندات Word وجداول بيانات Excel وعروض PowerPoint التقديمية لإنجاز المهمة. في بعض النواحي ، يعد Outlook هو ابن العم من تطبيقات Office الثلاثة رفيعة المستوى. ولكن العمود الفقري الحقيقي في مجموعة Microsoft الشاملة في كل مكان هو برنامج البريد الإلكتروني / مدير الاتصال / جدولة المهام غير المتطفل.

ستسمح لك هذه النصائح الستة لبرنامج Outlook 2010 و 2007 و 2003 بقضاء وقت أقل في إعادة فتح الرسائل المؤرشفة وركض ذاكرتك حول التذكيرات وسحب الملفات لإرسالها كمرفقات وإضافة مصطلحات إلى المدقق الإملائي ومساحة واضحة على شريط المهام وتعزيز قائمة اختصارات لوحة المفاتيح التي تنقر على النقر في Outlook.

أرشفة رسائل المجلد على الجدول الزمني الخاص بك

لا يحتاج العديد من الأشخاص إلى أرشفة رسائل البريد الإلكتروني في Outlook ، بدلاً من اختيار حذف الرسائل القديمة أو ببساطة السماح لهم بالتراكم. ومع ذلك ، فإن معظم المؤسسات تحدد حجم حسابات Outlook الفردية ، لذلك قد تتلقى إشعارًا من موظفي تكنولوجيا المعلومات لأرشفة بعض رسائل البريد الإلكتروني القديمة الخاصة بك.

يمكن أن تؤدي الأرشفة إلى منع غلق المجلد ، إلا أن استرداد الرسائل المؤرشفة يستغرق وقتًا أطول من إعادة فتح الرسائل التي لم يتم حفظها مؤخرًا. قد تحتاج إلى وصول سهل إلى الرسائل الأقدم من إعداد Outlook التلقائي الافتراضي في عمر 6 أشهر. من السهل تأخير كل أرشفة Outlook أو أرشفة البرنامج لمجلدات ورسائل محددة.

(لاحظ أن ميزة "تنظيف لأعلى" في Outlook 2010 تزيل تلقائيًا ما تقوم بتعريفه كرسائل متكررة في مجلدات محددة. وهذا ليس مثل أرشفة البريد الإلكتروني القديم.)

لتمكين الأرشفة التلقائية للبريد في مجلد معين ، انقر بزر الماوس الأيمن على المجلد واختر خصائص> الأرشفة التلقائية. يتم تشغيل الأرشيف تلقائيًا كل 14 يومًا وينطبق على الرسائل الأقدم من ستة أشهر. لتغيير الإعدادات الافتراضية ، اختر الزر Default Archive Settings لفتح مربع الحوار الأرشفة التلقائية. هنا يمكنك تغيير تكرار الأرشفة ، ويظل طول وقت الرسائل في الأرشيف فارغًا ، وموقع ملف archive.pst الخاص بك.

لتخصيص إعدادات أرشيف مجلد واحد ، انقر بزر الماوس الأيمن عليه ، واختر خصائص> الأرشفة التلقائية ، وحدد "أرشفة هذا المجلد باستخدام هذه الإعدادات" ، وقم باختياراتك. لمنع أرشفة رسالة فردية ، افتحها وانقر فوق ملف> معلومات> خصائص في Outlook 2010 و 2007 أو ملف> خصائص في Outlook 2003. تحقق من "عدم الأرشفة التلقائية لهذا العنصر."

اجعل التذكيرات أكثر إفادة

يتيح لك Outlook تعيين رسائل معينة إلى فئة مشفرة بالألوان أو تمييزها بعلامة متابعة. حتى مع هذه الإشارات البصرية قد تحتاج إلى بعض المساعدة في تذكر أهمية الرسالة. لإضافة وصف يظهر بجوار العلامة عند فتح الرسالة ، اختر متابعة> مخصص وأدخل كلمة أو عبارة تفسير.

لإضافة تذكير سيظهر أيضًا في المهام والتقويم ، انقر بزر الماوس الأيمن على الرسالة واختر المتابعة> إضافة تذكير. في حقل "الإبلاغ إلى" ، أضف وصفًا لإجراءات المتابعة. سيظهر هذا النص في أعلى الرسالة مع معلومات أخرى حول التذكير.

الطريقة السريعة لإرسال ملف مرفق

يتمثل الأسلوب النموذجي لإرفاق ملف برسالة بريد إلكتروني في فتح رسالة جديدة ، واختيار رمز مشبك الورق ، والانتقال إلى الملف في نافذة المجلد التي تظهر. إذا كنت في Windows Explorer أو أي إطار مجلد ، فيمكنك النقر بزر الماوس الأيمن فوق الملف واختيار Send to> Mail recipient ، الذي يفتح رسالة جديدة في برنامج البريد الإلكتروني الافتراضي الخاص بك.

قد تتمكن من توفير المزيد من الوقت عن طريق سحب الملف مباشرة إلى صندوق الوارد في Outlook ، والذي يفتح أيضًا رسالة جديدة مع الملف المرفق تلقائيًا.

تخصيص المدقق الإملائي في Outlook

الأخطاء الإملائية غير محترفة تمامًا ، مما يجعل ميزة التدقيق الإملائي في Outlook لا غنى عنها لمعظم الأشخاص. لا يتضمن قاموس التدقيق الإملائي جميع الكلمات التي من المحتمل أن تستخدمها بانتظام في المراسلات الخاصة بك. يمكنك جعل أداة التدقيق الإملائي في Outlook أكثر دقة من خلال إضافة الأسماء والمصطلحات التي تستخدمها بشكل متكرر. في Outlook 2010 و 2007 ، حدد File> Options> Mail> Spelling and Autocorrect> Custom Dictionaries> Edit Word List. أضف الشروط الجديدة الخاصة بك في وقت واحد وانقر فوق موافق مرتين.

في Outlook 2003 ، انقر فوق أدوات> خيارات> تدقيق إملائي واختر الزر تحرير ضمن "تحرير القاموس المخصص". انقر فوق التحذير ، إذا لزم الأمر ، قم بإضافة المصطلحات الجديدة إلى ملف Custom.dic ، ثم انقر فوق ملف> حفظ ثم انقر فوق ملف> خروج. (حسناً ، قد لا يوفر لك هذا التلميح الكثير من الوقت ، ولكنه قد يجعلك تبدو أفضل.)

توفر Microsoft مزيدًا من المعلومات حول القواميس المخصصة في Outlook وتطبيقات Office 2010 الأخرى على موقع دعم Office.

تصغير Outlook إلى منطقة الإعلام

في منتصف يوم عملك ، يمكن أن يصبح شريط المهام مزدحمًا جدًا باستخدام التطبيقات المصغرة ، حتى إذا اخترت خيار تجميع عدة نوافذ مفتوحة حسب البرنامج. (لتعيين هذا الخيار ، انقر بزر الماوس الأيمن على شريط المهام ، واختر خصائص> شريط المهام ، وحدد "دمج دائم ، إخفاء التصنيفات" في القائمة المنسدلة بجوار "أزرار شريط المهام".

يمكنك إخراج Outlook من مزيج شريط المهام عن طريق وضع الرمز المصغر في منطقة الإعلام فقط. للقيام بذلك ، انقر بزر الماوس الأيمن فوق رمز Outlook في منطقة الإعلام واختر إخفاء عند التصغير. من الآن فصاعدا سوف يقلل outlook إلى منطقة الإعلام فقط بدلاً من شريط المهام.

التبديل بسرعة إلى تطبيق Office آخر

إذا كان لديك تطبيق Office مفتوح ، فستحتاج في النهاية إلى القيام ببعض الأعمال في تطبيق آخر. يمكنك فتح مستند Word جديد أو جدول بيانات Excel أو عرض تقديمي لـ PowerPoint أو نوع آخر من الملفات من داخل Outlook بالضغط على Ctrl + Shift + H. يقوم اختصار لوحة المفاتيح هذا بفتح مربع حوار مستند Microsoft Office الجديد. ما عليك سوى اختيار نوع الملف المطلوب وانقر على موافق.

يدرج موقع Microsoft Office عشرات اختصارات لوحة المفاتيح لبرنامج Outlook 2010 و Outlook 2007 و Outlook 2003. فيما يلي اختصارات البريد الإلكتروني:

بدِّل إلى Inbox: Ctrl + Shift + I

قم بالتبديل إلى Outbox: Ctrl + Shift + O

اختر حسابًا لإرسال رسالة من: Ctrl + Tab (التركيز على الخط) ، ثم اضغط على زر الحسابات

إرسال: البديل + S

الرد على رسالة: Ctrl + R

الرد على كل رسالة: Ctrl + Shift + R

ضع علامة على الرسالة باعتبارها غير خردة: Ctrl + Alt + J

عرض المحتوى الخارجي المحظور (في رسالة): Ctrl + Shift + I

النشر إلى مجلد: Ctrl + Shift + S

تحقق من وجود بريد جديد: Ctrl + M أو F9

انتقل إلى الرسالة التالية: السهم لأعلى