لا تعرف أبدًا متى ستحتاج إلى رسالة Outlook تمت أرشفتها منذ فترة طويلة. في تعليق على مشاركة سابقة حول نقل بريد Outlook إلى المجلدات المحلية ، سأل كليف براندت عن كيفية نقل ملف من الأرشيف إلى أحد مجلدات Outlook الرئيسية الخاصة به.

القيام بذلك هو نسيم ، ولكن ضع في اعتبارك أن أرشيفًا ينقل بيانات Outlook فقط لعمر محدد ويهدف في المقام الأول إلى الاحتفاظ بملف Outlook.pst بحجم يمكن إدارته. نسخ احتياطية كل بيانات Outlook الخاصة بك ويسمح لك باستعادة كافة الرسائل وجهات الاتصال والمهام وإدخالات التقويم الخاصة بك.

أفضل طريقة لعمل نسخة احتياطية من Outlook هي استخدام النسخ الاحتياطي المجاني لـ "المجلدات الشخصية" من Microsoft ، والمتوفر في إصدارات Outlook 2007 و 2003 و 2002. يوفر موقع التعليمات والتعليمات الخاص بـ Microsoft إرشادات لإجراء نسخ احتياطي لـ Outlook 2003. مزيد من المعلومات حول النسخ الاحتياطي والاستعادة تتوفر ملفات .pst على موقع دعم Microsoft.

قم بإنشاء أرشيف Outlook

في Outlook 2007 ، انقر فوق ملف> أرشيف ، وحدد المجلد الذي تريد أرشفته ، واختر تاريخًا في القائمة المنسدلة بجوار "أرشفة العناصر الأقدم من". إذا كنت ترغب في تخزين الأرشيف في موقع آخر غير مجلد Outlook الافتراضي ، انقر فوق استعراض وحدد الموقع الذي تختاره. بمجرد اختيار خيارات الأرشيف ، انقر فوق "موافق".

توجد إرشادات لإنشاء أرشيف في Outlook 2003 على موقع Microsoft Office Online.

لفتح أرشيف في Outlook 2007 ، انقر فوق ملف> فتح> ملف بيانات Outlook ، حدد ملف الأرشيف الذي قمت بإنشائه مسبقًا ، وانقر فوق موافق.

سيظهر الملف في الجزء الأيسر من Outlook. اختر المجلد الذي يحتوي على الرسالة التي تريد استردادها ، ثم اسحب الملف من الجزء الأيمن إلى المجلد الذي تختاره في الجزء الأيمن.

لتمكين ميزة الأرشفة التلقائية في Outlook 2007 أو تعطيلها ، انقر فوق أدوات> خيارات> أخرى ، واختر الزر الأرشفة التلقائية ، وقم بتحديد أو إلغاء تحديد "تشغيل الأرشفة التلقائية كل". يتيح لك مربع الحوار الأرشفة التلقائية اختيار عدد مرات الأرشفة وعمر الإدخالات المؤرشفة واسم وموقع ملف الأرشيف. تأكد من تحديد "إظهار مجلد الأرشيف في قائمة المجلدات" قبل النقر فوق موافق.

يسرد موقع Microsoft Office Online خطوات الأرشفة التلقائية للمجلدات في Outlook 2003.