رنَّق "رد الرد" المرعب ضحية أخرى الأسبوع الماضي عندما طلب أحد قادة شرطة لوس أنجلوس من ضباطه في بريد إلكتروني القبض على شخص ما بسبب البيع غير القانوني للأرانب دون السن القانونية حتى لا تتلقى الوزارة "عينًا سوداء" في وسائل الإعلام.

وكما أفادت آنا غارسيا عن NBC Southern California ، فإن القائد لم يدرك أن رده على أحد ضباط شرطة لوس أنجلوس قد تم إرساله أيضًا إلى منتج الأخبار التلفزيوني الذي طلب معلومات عن قلة الاعتقالات الوحشية ضد الحيوانات بعد أشهر من إدعاء وزارة الخارجية الأمريكية بقمعها. الممارسة.

خلافا للعديد من الردود على جميع الضحايا ، تلقى قائد الدعم من رئيسه ، رئيس شرطة لوس أنجلوس تشارلي بيك ، الذي قال إن القائد كان مجرد تخصيص الموارد.

لا ، هذه ليست رسوم لوني تونز من بطولة باغز باني كمراسل مقدام وألمر فود كقائد شرطة محاصر. يبدو فقط مثل واحد.

لسوء الحظ ، غالباً ما تكون الردود غير المقصودة على الجميع لا تضحك. في يناير الماضي ، نشرت روث جراهام تقريرا عن جريندستون حول امرأة فقدت وظيفتها بعد أن شغفت بإطلاق مدير لم يعجبها في رد ظنت أنها ستذهب إلى حفنة من زملائها ولكنها أرسلت إلى الجميع في الشركة.

هل تسببت أي ميزة كمبيوترية واحدة في زيادة الحزن عن الرد على الكل؟ لقد ذهبت بعض المنظمات إلى حد تعطيل كل وظائف الرد وإعادة التوجيه في أنظمة البريد الخاصة بها - على الأقل بالنسبة للرسائل المحددة.

يمكن لمستخدمي Microsoft Outlook تجنب الردود غير المقصودة على الكل عن طريق إخفاء زر "الرد على الكل" (الذي يُسمى الرد على الكل في Outlook 2003 و 2007). يمكنهم أيضًا تعيين Outlook لتأخير الرسائل التي يرسلونها لإعطاء أنفسهم بضع ثوانٍ أو دقائق للوقوف على أخطاء الرد.

ولعل أكثر وسائل الدفاع فعالية ضد الردود الشاملة غير المقصودة هي استخدام الوظيفة الإضافية TuneReplyAll المجانية لبرنامج Outlook 2010 والتي تنشئ تحذيرًا يجب عليك النقر عليه قبل الرد على جميع مستلمي الرسالة.

تجنب الردود غير المقصودة على الكل عن طريق إزالة الزر من شريط أدوات Outlook أو الشريط

يوم العمل هو في الغالب سلسلة لا تنتهي من الانحرافات. مع العديد من الأشخاص والبرامج والأنشطة المتنافسة لاهتمامنا في العمل ، لا عجب أننا نقر أحيانًا على الزر الخطأ.

إن أبسط طريقة لمنع الردود غير المقصودة على الكل هي إزالة الخيار "الرد على الكل" من شريط الأدوات القياسي في Outlook 2003 و 2007 و "الرد على الكل" من الشريط في Outlook 2010. يعتبر القيام بذلك في البرنامجين السابقين أمرًا سهلاً ؛ لا يمكن قول الشيء نفسه عن إزالة الرد على الكل من شريط Outlook 2010.

في Outlook 2003 و 2007 ، اضغط على مفتاح Alt واسحب زر الرد على الكل من شريط الأدوات ، أو انقر فوق السهم لأسفل الموجود بأقصى يسار شريط الأدوات ، واختر إضافة أو إزالة الأزرار ، وحدد قياسي ، وألغِ تحديد الرد على الكل. لاحظ أنه يجب عليك إكمال الخطوات في كل من إطار Outlook الرئيسي وإطار رسالة Outlook.

لتخصيص شريط Outlook 2010 بحيث يتم فصل زر "الرد على" من خيارات الرد الأخرى ، اتبع الخطوات الموضحة بواسطة William Zhou على موقع Office TechCenter:

انقر فوق علامة التبويب ملف ، واختر خيارات ، وحدد تخصيص الشريط.

اختر "الرد" في الجزء الأيسر وانقر فوق "إزالة".

انقر فوق مجموعة جديدة مرتين. إعادة تسمية المجموعة الجديدة الأولى (مخصص) كـ "استجابة (مخصص)" والثاني كـ "رد الكل (مخصص)."

في الجزء العلوي من الجزء الأيسر ، انقر على علامات التبويب الرئيسية من "اختيار الأوامر من".

في الجزء الأيمن ، قم بتوسيع Home (Mail) و Respond.

في الجزء الأيسر ، حدد استجابة (مخصص).

أضف الأوامر "نشر رد" و "رد" و "إلى الأمام" و "اجتماع" و "IM" و "المزيد" من الإطار الأيسر إلى "الرد" (مخصص) في الجزء الأيسر واحدًا تلو الآخر.

في الجزء الأيسر ، اختر "رد الكل (مخصص)."

قم بإضافة الأمر رد الكل إلى "الرد على الكل (مخصص)."

حدد "رد الكل (مخصص)" واستخدم الزر "لأسفل" لنقله ضمن "إرسال / تلقي (IMAP / POP)."

انقر فوق موافق.

يمكنك تغيير الخطوات المذكورة أعلاه لإزالة الزر "الرد الكل" تمامًا بإنشاء "مجموعة جديدة" واحدة فقط باسم الاستجابة (مخصص) تفتقر إلى خيار "الرد على الكل". في جميع الإصدارات الثلاثة من Outlook ، لا يزال بإمكانك الرد على الكل بالضغط على Ctrl-Shift-R أو بالنقر على الإجراءات> الرد على الكل في Outlook 2003 و 2007.

في كانون الأول (ديسمبر) الماضي ، وصف روب لايتنر من CNET وصف إضافة NoReplyAll المجانية لبرنامج Microsoft Outlook 2010 والتي تسمح لمرسل الرسالة بتعطيل وظائف الرد على الكل وإعادة التوجيه للرسالة. كما يوضح روب ، يشتمل البرنامج على ميزة تسمح لك بتعطيل الرد على جميع الرسائل التي تتلقاها.

قصص ذات الصلة

• أسوأ "الرد على الكل" للجميع؟
• 5 طرق لتجنب سحب بترايوس
• لا تتعهد ليهي بأي وصول إلكتروني غير مسمى إلى الفيدرالي

للأسف ، تعمل الوظيفة الإضافية فقط للمستلمين في نفس نطاق Exchange. وبالمثل ، تعمل ميزة استرداد الرسائل المرسلة في Outlook فقط مع حسابات Exchange ؛ يشرح موقع دعم Outlook كيفية عمل استرجاع الرسائل في Outlook 2003.

يمنحك Gmail فرصة أفضل لإلغاء الرد غير المقصود على الكل باستخدام ميزة "التراجع عن الإرسال" الخاصة بالخدمة. لتمكينه ، انقر على رمز الترس في الركن العلوي الأيسر من نافذة Gmail الرئيسية ، واختر الإعدادات ، وتحت علامة التبويب عام ، حدد تمكين التراجع. انقر فوق الزر حفظ التغييرات في أسفل الإعدادات لتمكين هذا الخيار.

(إذا كنت لا ترى خيار تراجع عن الإرسال ، فانقر فوق علامة تبويب الميزات الاختبارية وتمكينه هناك.)

للأسف ، الحد الأقصى لمدة الإلغاء هو 30 ثانية فقط (الخيارات الثلاثة الأخرى هي 5 و 10 و 20 ثانية). في العديد من الحالات ، تكون مدة نصف دقيقة كافية لإدراك أنك اخترت خيار الرد غير الصحيح وتجنب وجود "splainin" للقيام به.

تعيين Outlook لتأخير جميع الرسائل التي ترسلها

يمكنك إضافة ميزة تأخير الرسائل إلى Outlook عن طريق إنشاء قاعدة تقوم تلقائيًا بالتحايل على البريد الإلكتروني المرسل إلى عناوين معينة أو إلى كافة المستلمين. في أبريل 2008 وصفت كيفية إنشاء قاعدة تأخير الإرسال في Outlook 2003 و 2007.

عملية إنشاء القواعد هي نفسها في Outlook 2010 ، على الرغم من اختلاف خطوات فتح معالج القواعد: انقر فوق ملف> معلومات> إدارة القواعد والتنبيهات للحصول على إجراء إنشاء القواعد في هذا البرنامج.

برنامج مجاني يضيف تنبيه "الرد على الكل" إلى Outlook

يمكن تفادي الكثير من الحزن الناجم عن ردود غير مقصودة على الجميع بواسطة "هل تريد فعلاً ذلك؟" التأكيد. نعم ، أدرك كيف يمكن أن يؤدي ذلك إلى الضغط على مثل هذه التحذيرات عندما تكون في عجلة من أمرنا للوصول إلى نهاية يوم العمل. عند قصفها بواسطة التنبيهات المنبثقة ، غالبًا ما ينقر عليها الأشخاص من دون أن يدفع لهم أي عقل.

لكن هذا هو أمن وظيفتك الذي نتحدث عنه هنا. إذا قررت أن خطر وصول رسالتك إلى الأشخاص الخطأ هو أكبر من حاجتك للإرسال السريع ، قم بتنزيل وتثبيت برنامج TuneReplyAll الإضافي المجاني لـ Outlook 2010 من IvaSoft.

بعد تثبيت البرنامج على جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، يجب عليك تمكينه يدويًا من خلال خيارات الوظائف الإضافية في Outlook 2010. انقر فوق ملف> خيارات> وظائف إضافية ، وحدد TuneReplyAll في قائمة الوظائف الإضافية. اختر زر Add-in Options. يتم عرض خيارات البرنامج ضمن علامة التبويب TuneReplyAll.

بعد تمكين الوظيفة الإضافية ، يظهر تحذير عند اختيار الرد على الكل يسألك عما إذا كنت تريد بالفعل أن يتلقى جميع مستلمي الرسالة استجابتك. يتم تحديد الزر "لا" افتراضيًا ، لذلك يؤدي الضغط على Enter إلى إلغاء إجراء الرد على الكل. يجب النقر فوق الزر "نعم" لتأكيد الرد على الكل (أو اضغط على Tab ثم أدخل).

يتيح لك TuneReplyAll أيضًا استبعاد عنوانك الخاص عند الرد على الكل. يمكنك تعيين البرنامج لإضافة عنوانك تلقائيًا في الحقل إلى: أو نسخة إلى: أو نسخة مخفية الوجهة: لجميع الرسائل الصادرة. اختبرت البرنامج على جهاز كمبيوتر مستقل (ليس جزءًا من مجال Exchange) وعملت كما هو معلن.

والجانب الآخر من معادلة الرد هو القدرة على الرد على جميع مستلمي الرسائل بشكل افتراضي. تستخدم ميزات Gmail الاختبارية لتقديم خيار الرد الافتراضي على الكل الذي يبدو أنه تمت إزالته - على الأقل لم تكن الأداة متوفرة في حسابي على Gmail.

يبدو أن الشركات تتحرك في الاتجاه المعاكس: نحو تعطيل الردود على الجميع ، كما ذكر مايك روزنفالد في الشهر الماضي على Businessweek.com.

وفقا للموظفين في المؤسسات التي قامت بتعطيل الرد على جميع في أنظمة البريد الإلكتروني الخاصة بهم ، بالتأكيد لا تفوت هذه الميزة.