كن صادقا مع نفسك. كم مرة تقوم بعمل شيء واحد فقط في كل مرة؟
هل تحقق من البريد الإلكتروني على هاتفك أثناء الاجتماعات؟ هل تجد نفسك فجأة تفحص فيسبوك وتويتر بدلاً من اللحاق بالعمل؟
حتى الآن ، بينما أحاول جهدي كتابة هذه القطعة بإعطائي المهمة اهتمامي الكامل ، يطرحني ذهني للتحقق من فيس بوك ، وتحديث صندوق الوارد الخاص بي ، والتحقق من تويتر @ ، والرد على الرسالة النصية التي لا أريدها حقًا للإجابة على أي حال.
كيف يعمل عقلك ضدك
على الرغم من أن بعضهم واثقون من أنهم متعددو المهام بشكل جيد ، إلا أنه من المرجح أن تقوم بإكمال مهمة إذا تعهدت بعمل شيء واحد في كل مرة.
التركيز ليس القضية الوحيدة ، ومع ذلك - يمكن أن يعزى تكافح لإكمال المهام بدقة وفي الوقت المناسب في كثير من الأحيان إلى شيء يمكن أن يرتبط كل شخص تقريبا: التسويف.
وفقا لدراسة لمدة 10 سنوات نشرت مؤخرا من قبل أستاذ في مدرسة Haskayne لإدارة الأعمال ، والاستغناء عن ، والمبالغة في المهام ، والاندفاعية كلها تنبئ رئيسي للمماطلة.
صوت فاميلار؟ الجاني صديق مقرب لك - يطلق عليه الإنترنت.
أولئك الذين يقومون بالكثير من أعمالهم على المكتب وعلى الكمبيوتر يتعاملون باستمرار مع الرغبة في الهروب من المهام المتعلقة بالعمل والهرب إلى عالم ملون من مقاطع فيديو YouTube والأخبار في الوقت الحقيقي والنوادي الاجتماعية وأي نشاط آخر من شأنه توفير السعادة الفورية أكثر من المهام السلبية المماثلة التسول ليتم الانتهاء منها.
تكمن المشكلة في أنك تدرك تمامًا أنه سيكون من الأفضل لك التحقق من ذلك العنصر من قائمة المهام الخاصة بك على الفور ، ولكنك لا تبدأ في البدء.
الثواني والدقائق والساعات تمر إلى أن تضرب الساعة الثانية ولا يزال عليك إكمال المهمة بشكل كامل. ولا يقتصر الأمر على العمل فقط - فالأعمال المنزلية والمهام والمشروعات الجانبية تأخذ أيضاً ضربة من هذه العادات السيئة.
تحدثت لورا شين عن لايفهاكر مؤخرًا عن هذا الموضوع وأوعزت بالمنطق الذي لا يريد أحد منا أن نسمعه:
"... عندما ننظر إلى الأشخاص القادرين على" فعل المزيد "أكثر مما نفعل ، فغالباً ما يكون ذلك ببساطة لأنهم يديرون وقتهم بشكل أفضل. أحد أكبر التحديات التي نواجهها عندما يتعلق الأمر بالاستفادة من الوقت: لا نعرف حقًا كيف ننفقها ".نهج من ثلاث خطوات لكونها أكثر إنتاجية
ببساطة لا يكفي اتخاذ قرار بشأن إدارة وقتك بشكل أفضل. كما تم اكتشافها ، يتم توصيل مجموعة جيدة منا لتأجيل المهام - بما في ذلك مهمة إدارة الوقت بشكل أكثر فعالية.
يمكن تقسيم أفضل طريقة لإمضاء الوقت بشكل أكثر فاعلية إلى منهج ثلاثي الشقوق يحارب بعض القضايا المرتبطة بتعدد المهام غير الصالح والمماطلة: إدارة المهام والتركيز والاستخدام المتمعن للوقت.
الخطوة 1: استخدم قوائم المهام بالطريقة الصحيحة
هناك نصيحة لا نهاية لها حول الطريقة "الصحيحة" لإنشاء قوائم المهام وإدارتها. هذه الأنظمة - التي يمكن أن تكون بسيطة مثل ملاحظة لزجة ، أو معقدة مثل طريقة "GTD" - لا تكون أبداً رصاصة سحرية ، ولكن الكثير منها يعتمد في الغالب على نفس المبادئ:
اكتبه. كن دقيقا. اعتراف (وأحيانا مكافأة) النجاح.
المشكلة الوحيدة هي أنه في كثير من الأحيان ، نشعر بذلك في تأليف قوائم المهام الخاصة بنا ، حتى أن هذا النشاط يصبح وسيلة للتأجيل.
Wunderlist (Mac ، و iOS ، و Android) هو تطبيق قائمة مهام نظيفة ومصممة بشكل جيد تسمح لك بتحقيق كل ما سبق ، بدون المسار الورقي.
عندما يتم إدخال مهمة ، ستتم مطالبتك أيضًا بتضمين المهام الفرعية. استخدم هذه المهام الفرعية كعناصر عمل. لذا ، على سبيل المثال ، إذا كان العنصر الأساسي الخاص بك هو "جعل المنزل نظيفًا" ، فقد تتضمن العناصر الفرعية الخاصة بك "طوابق ممسحة" و "أوراق تغيير" و "ضع الأطباق".
من خلال تحديد الإجراء المحدد الذي تحتاج إلى إنجازه لإكمال مهمة ما ، فمن الأرجح أن تفعل ذلك.
عند إكمال هذه المهام الفرعية ، عليك التحقق منها في Wunderlist ، حتى تتمكن من إنهاء المهمة الرئيسية في النهاية. عندما يتم قول وفعل ذلك ، سيحفظ التطبيق مهامك المكتملة ، مما يتيح لك التعرف على نجاحاتك في لمح البصر.
الخطوة 2: الوقت لكل مهمة
كم من الوقت يستغرق منك تنظيف صندوق الوارد الخاص بك في الصباح ، أو كتابة هذا الاقتراح؟ إذا كنت أحد الكثيرين ممن يسمحون بإعداد عناصر قائمة المهام للتنافس مع الانحرافات ، فقد تضيع ساعات من الإنتاجية.
لمكافحة هذه العادات ، وتتبع مقدار الوقت الذي تقضيه في كل مهمة. إن القيام بذلك سيخلق ضغطًا كافيًا لإجبارك على التركيز على المهمة ، ويسمح لك بالحكم على مدى كفاءة استخدامك لوقتك. في ما يلي بعض الطرق السهلة والميسّرة لتتبع الوقت الذي تستغرقه:
- احتفظ بجدول بيانات بسيط . لاستخدام هذه الطريقة ، أنشئ جدولًا أساسيًا من عمودين في شيء مثل محرر مستندات Google أو Evernote أو حتى Excel. بعد ذلك ، باستخدام ساعة التوقيف المدمجة في هاتفك ، قم بتسجيل الوقت المستغرق لاستكمال كل مهمة. بدلاً من ذلك ، قم بعمل جدول ثلاثة أعمدة وقم بتسجيل أوقات البدء والانتهاء.
- استخدم تطبيقًا مثل Toggl. يعمل هذا التطبيق المجاني لأجهزة iOS و Android وسطح المكتب على تبسيط عملية تتبع الوقت. الواجهة بسيطة ، مما يتيح لك الأدوات لوصف النشاط وبدء مؤقت. عند الانتهاء من المهمة ، قم بإيقافها ، وستتم إضافتها إلى السجل.
- الكل في واحد: RescueTime. يعمل هذا التطبيق القوي لأجهزة الكمبيوتر المكتبية والمحمولة على التخلص من الكثير من العمل اليدوي ، وتتبع وتسجيل كيفية إنفاقك للوقت تلقائيًا. الخدمة ، التي لديها إصدارات مدفوعة ومجانية ، حتى يذهب بقدر ما يسمح لك لمنع المواقع على الإنترنت تشتيت أثناء معالجة مشروع مهم.
الخطوة 3: خداع عقلك في التركيز
مرارًا وتكرارًا ، أظهر العلم أنه على الرغم من أنك قد لا تكون مضبوطًا في الضوضاء في مكان عملك ، إلا أن تلك الأصوات المحيطة هي ضغوط مزمنة مع مرور الوقت. يمكن أن يؤثر كل من الثرثرة والمضغ والكتابة سلبًا على قدرتك على أن تكون منتجًا وتركز على المهمة.
هذا هو المكان الذي يظهر فيه تطبيق مثل White Noise (Android و iOS). من خلال ملئ الأذنين بضوضاء محيطة (مثل الضوضاء الوردية ، أو الضوضاء البيضاء ، أو حتى أصوات مثل تشغيل المياه) ، يتم التخلص من الضوضاء الأخرى ، مما يتيح لك التركيز على مهمة.
ومن المثير للاهتمام أن شركة Autodesk الخاصة بالبرمجيات جربت إصدار ضوضاء وردية على مكبرات الصوت في مكاتبها. على الرغم من أنه من غير الواضح ما إذا كانت الإنتاجية سترتفع ، فإن الثرثرة المكتبية كانت أكثر وضوحًا عندما تم تعطيل الضوضاء الوردية مؤقتًا.
لذا ، جرِّب ذلك: في كل مرة تبدأ فيها مهمة ، اضبط الضوضاء المحيطة باستخدام تطبيق مثل White Noise أو موقع ويب مثل SimplyNoise.com. بعد ذلك ، عندما تنتهي من المهمة ، يمكنك تجاهل الصوت.
لن تجني فقط فوائد إغلاق ضوضاء المكتب ، ولكن الضوضاء الوردية ستجعل عقلك ، وتعلم أن الوقت قد حان ليكون منتجًا.
الآن دورك
بأي حال من الأحوال ، هذه صيغة أو نظام سحري يعد بحل جميع مشاكل إدارة الوقت لديك. لكن بعض التوليفة أو التكيُّف من الاقتراحات أعلاه يجب أن يحسِّن بشكل كبير من إنتاجيتك. جرب طرقًا مختلفة ، ولا تخف من تجربة شيء جديد - فقط لا تضيع الكثير من الوقت في ذلك.
هل لديك أي ممارسات أفضل لزيادة الإنتاجية؟ شارك طرقك في التعليقات.
ترك تعليقك